설계사무소에서 사용하는 문서중앙화시스템

설계사무소에서 사용하는 문서중앙화시스템

 

아직도 현장에서 무거운 설계도면을 들고 다니며 일하시는 분들께 알려드립니다~.

 

문서관리, 문서중앙화라고 하면 흔히들 한글문서나 office (파워포인트, 엑셀, 워드) 문서만 해당 된다고 생각하시는 분들이 많으세요.

 

그러나 기업들의 업종이 무궁무진한 만큼 관리해야 할 문서의 종류도 다양하답니다.

 

건설회사나 설계사무소의 설계, 건축 도면은 물론 조선회사나 자동차관련기업 등에서 많이 발생하는 도면도 그 중 하나일 수 있어요. 건물도 세우고 새로운 제품을 만들어 내는 기초자료, 핵심자료가 되는 설계도면 관리의 중요성, 두말하면 잔소리겠죠? :)

 

도면을 체계적으로 잘 관리한다면 보다 안전하고 효율적인 업무 환경이 가능해집니다.

 

과연 어떤 부분이, 얼마나 편리해 지는지 같이 한번 알아보실까요?

 

 

 

 

 

업무 중 모니터에서 갑자기 작업하던 설계 도면이 사라지고 알 수 없는 파란 화면이 나타난 경험이 있으신가요? 공들여 밤새 작업한 설계 도면을 한 순간에 날려버리는 것 만큼 공포스러운 일을 없은 겁니다.

 

하지만 설계 도면이 내 개인 PC가 아니라 회사 서버에 있었다면 PC가 고장 나더라도 문제될 게 없습니다. 다른 PC를 통해 회사 서버에서 필요한 문서, 도면을 조회하거나 수정하는 등의 업무를 계속할 수 있기 때문이죠.

 

사이버다임 클라우디움이 바로 이런 역할을 한답니다. 직원들이 작성한 모든 설계 도면이 개인 PC가 아닌 회사 서버에 저장되어 있기 때문에 PC가 고장이 나거나 바이러스에 걸린다 하더라도 업무에 전혀 지장을 주지 않습니다. 회사 서버에 저장한다고 해서 특별히 복잡하고 어렵다는 편견은 버려주세요~ 내 PC에서 C드라이브나 D드라이브에 문서를 저장하고 조회하던 방식과 동일하니까요.

 

Source: Flickr by quapan

 

 

설계나 도면과 관련된 업무에 대해 자세히 알지는 못하지만 세상 모든 일에는 미처 생각지 못한 변수가 있듯이 건물을 짓거나 배를 만드는 과정에서도 설계서나 도면을 수정/보완하는 일이 많은 것 같다는 생각이 듭니다. 여러 차례 수정하고 보완을 하다 보면 버전이 계속해서 늘어나고 나중에는 찾기 조차 힘들 것 같은데요, 여러분은 어떻게 관리하고 계신가요?

 

어떤 사람은 문서명 뒤에 날짜를 붙이기도 하고, 어떤 사람은 'V.01' 또는 그냥 숫자만 넣는 등 각자 다양한 방법으로 관리를 하게 될 겁니다. 만들 때는 당연히 나중에 찾기도 쉬울 거라 생각하며 만들지만 시간이 지나고 나면 뭐라고 만들었는지 기억은 가물가물해지고, 정작 필요할 때는 찾기가 어려워 많은 시간을 소모하기도 하고요.

 

하지만 클라우디움을 사용하면 어려운 버전관리도 시스템이 척척 알아서 해주고, 필요할 땐 검색을 통해 빠르게 찾을 수 있습니다. 설계도면의 작은 부분이 수정되더라도 '새로운 버전으로 등록합니다'만 선택하면 버전명도 자동 생성되고, 변경된 부분에 대한 간단한 입력을 통해 추후에 어떤 부분이 바뀌었는지도 손쉽게 알아낼 수 있답니다.

 

또한 완성된 버전의 경우 함부로 수정할 수 없도록 '버전배포'를 할 수 있기 때문에 여러 명이 동시에 업무를 진행하더라도 하나의 버전을 기반으로 차질 없이 업무를 진행할 수 있으니 GOOD~!

Source: deviantart by techtoucian

 

 

 

건축현장이나 조선선박 제조 과정에서 설계 도면 확인은 필수겠죠!

보통 적게는 수십, 많게는 수백 장에 달하는 설계도면을 출력해서 들고 다니실 텐데요, 무겁기도 하고 확인하고자 하는 페이지를 찾기도 어려울 겁니다.

 

하지만 클라우디움을 사용하면 무거운 설계도면을 바리바리 가지고 다니지 않아도 모바일에서 클라우디움에 바로 접속해 확인할 수 있습니다. 특히 현장에 있는 동안 설계도면이 변경된 경우에도 다시 도면을 출력할 필요가 없이 수정 사항이 반영된 도면을 신속하게 확인 가능하답니다.

 

또한 수 백장의 설계도면에서 필요한 부분을 찾느라 시간을 허비하지 않고 종이 낭비도 줄이고 업무는 더 효율적으로 할 수 있으니 이것이 바로 일석 삼조 아닐까요?

 

 

이제 클라우디움에서 어떻게 도면을 관리하고, 얼마나 업무가 편리해질 수 있는지 간접체험이 되셨나요?

 

사실 클라우디움은 이 밖에도 접근권한을 설정해 안전하게 도면을 공유하고 협업할 수 있는 기능과 직원들이 도면을 어떻게 활용하고 있는지 모니터링을 할 수 있는 풍부한 이력관리 기능도 제공하고 있답니다.

 

클라우디움의 상세한 제품 사양 및 기능이 클라우디움 홈페이지에 제공되어 있으니 많이 방문해주세요~!!