안녕하세요. 다이미입니다!
예전에는 기업들에서 별다른 문서 관리 솔루션을 도입하지 않고, 개인 PC나 USB에 문서를 저장했지만
최근에는 데이터 자산의 중요성이 높아지며, 협업을 촉진하고 유실 등으로 인한 손실을 막고자
다양한 문서 관리 솔루션을 도입하고 있습니다.
그 중 많이 찾는 게 파일 서버와 문서중앙화인데요.
오늘은 데이터 백업과 관리를 위해 웹하드, 클라우드, 파일 서버 등의 도입을 고려하시는 분들을 위해
파일 서버와 문서중앙화 솔루션에 대해 알아보고, 각 제품의 공통점과 차이점을 소개해 드리려고 합니다!
파일서버란?
네트워크를 통해 여러 사용자나 시스템이 파일을 저장하고 공유할 수 있도록 하는 서버입니다.
흔히 말해 윈도우에 지원되는 공유 폴더의 확장 개념으로 이해할 수 있으며, 주로 대용량 파일을 공유하기 위해 사용됩니다.
문서중앙화란?
조직 내 모든 문서를 한 곳에 모아 관리하는 시스템입니다.
문서의 저장, 검색, 보안, 버전 관리 등을 중앙에서 일괄적으로 수행할 수 있어 업무의 효율성이 향상되고, 정보의 일관성이 유지됩니다.
또한 내/외부로부터 문서를 보호하기 위해 강력한 데이터 보안과 접근 제어 시스템을 갖추고 있습니다.
파일 서버와 문서중앙화의 공통점
1. 데이터 저장을 위한 중앙 저장소가 제공되기 때문에 원하는 파일을 효율적으로 검색해 활용하고, 체계적으로 문서를 관리합니다.
2. 문서 보안을 위해 파일과 폴더에 읽기, 쓰기, 수정, 삭제, 실행 등의 접근 제어 설정을 할 수 있습니다.
3. 파일 공유, 버전 관리, 편집 등의 기능으로 여러 사용자 간 동시에 문서를 활용할 수 있어 협업 및 생산성이 향상됩니다.
파일 서버와 문서중앙화는 언뜻 보면 비슷해 보이지만, 세부적인 기능 면에서는 확연하게 차이가 나는데요.
파일 서버의 단점을 보완하는 문서중앙화의 강력한 기능! 자세히 알아보실까요?
파일 서버와 문서중앙화의 차이점 : 저장 방식
파일 서버는 문서 저장 시 내용이나 구조를 변경하지 않고 그대로 저장합니다.
또한 사용자가 선택한 파일만 수동으로 서버에 업로드하게 되어 누락이 발생할 수 있습니다.
하지만 문서중앙화는 파일에 포함된 정보를 데이터베이스를 이용해 구조화하고, 체계적인 데이터로 관리합니다.
이를 통해 정확하고 빠른 검색이 가능해지고, 추출된 정보를 기반으로 특정 기준에 따라 문서를 그룹화하고 분류할 수 있습니다.
또한 PC, USB, 외장하드로의 저장을 금지하고 중앙 서버에 모든 문서를 자동으로 저장하기 때문에 문서 누락이 발생하지 않습니다. 기업은 모든 문서를 자산화할 수 있고, 문서 유출과 유실이 방지됩니다.
파일 서버와 문서중앙화의 차이점 : 내외부 문서 보안
파일 서버와 문서중앙화 모두 문서 액세스 제어가 가능하지만, 문서중앙화는 문서 보안을 위해 더 다양한 기능을 제공합니다. 파일 서버가 가진 보안 공백을 문서중앙화를 통해 해결할 수 있습니다.
문서중앙화는 중앙 서버 내에 있는 문서를 외부로 반출할 때 승인을 받아야만 공유할 수 있도록 설정해 주요 문서의 보안을 강화할 수 있습니다. 내부 보안뿐만 아니라, 사전에 등록되지 않은 프로세스의 접근을 차단하는 화이트리스트(Whitelist) 방식을 사용하기 때문에 랜섬웨어, 바이러스 등 외부 위협에서도 문서를 안전하게 보호합니다.
파일 서버와 문서중앙화의 차이점 : 협업
파일 서버를 사용하면, 파일 서버에 등록하지 않은 문서는 개인 PC에 저장된 상태로 남기 때문에 활용이 어렵습니다.
필요할 때마다 서버에 업로드해 달라고 요청해야 하죠.
하지만 문서중앙화는 모든 문서를 자동으로 중앙에 수집하여,
접근 권한이 있다면 웹, 모바일, 에이전트를 통해 언제, 어디서든 원활한 협업이 가능합니다.
또, 문서가 중앙 서버 내에 저장된 위치를 공유하는 URL 기능을 통해 클릭 한 번으로 손쉽게 문서를 활용하고,
대용량 문서도 용량과 속도 제한 없이 공유할 수 있습니다.
이처럼 파일 서버와 문서중앙화는 파일을 관리하는 공통적인 역할을 하지만
저장 방식, 보안, 협업과 활용에서 많은 차이를 보입니다.
우리 회사의 중요한 자료를 한 곳에 모아 편리하게 공유하고, 철저하게 보호하고 싶다면
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