업무를 하면서 한 번쯤은 경험해보셨을 문서 유실, 다들 겪어보셨죠?
실수로 문서를 잘못 수정하거나 삭제하고 저장하거나, 퇴사 시 업무 문서를 정리하는 과정에서 문서가 누락되거나,
고의로 삭제하는 상황이 발생할 수 있습니다.
또한, PC가 고장 나 포맷해야 하는 경우 모든 문서가 삭제되기도 하죠.
직장인 '다이미'도 회사에서 여러 번의 문서 유실을 겪었는데요.
솔루션 도입 전에는 삭제된 문서를 기억에 의존해 다시 제작하거나, 복구 업체에 비용을 지불해야 했습니다.
하지만 솔루션을 도입한 후에는 클릭 한 번으로 문서를 복구할 수 있었다고 합니다
어떤 솔루션으로, 어떻게 문서를 지킬 수 있었을까요?
다이미의 직장생활, 함께 확인하시죠!
[사례 1] 삭제로 인한 문서 유실
3분기가 시작되는 7월 초, 직장인 다이미는 2분기 매입/매출 자료를 바탕으로 성과 보고서를 작성하고 있었습니다.
바로 다음 주에 회의가 있어서 야근을 하며 데이터를 정리하고, 보고서 양식에 맞춰 자료를 가공하고 있었는데요.
이제 마무리라는 생각에 최종으로 데이터를 확인하고, 퇴근했습니다.
그런데, 다음날 아침 최종 검토를 위해 파일을 열자, 보고서 요약 시트에 #VALUE!와 #REF, 수식과 참조가 잘못되었다는 오류들이 뜨고 있었습니다. 밤 늦게까지 작업하며 피로가 쌓였기 때문이었을까요? 어젯밤, 파일을 저리하면서 일부 시트를 숨기려다 삭제해 버렸던 것이었습니다.
이전 파일을 따로 저장해 두지 않아, 파일을 복구할 방법이 없었습니다.
다이미는 눈물을 참으며 데이터를 다시 정리해야 했습니다.
[사례 2] 문서 저장 시 덮어쓰기로 인한 문서 유실
하지만, 직장인의 신은 다이미를 돕지 않았습니다.
하루종일 시간을 들여 보고서를 겨우 완성하고 저장하는 과정에서, 보고서 파일이 아닌 작업 중이던 기획안 PPT에 덮어쓰기를 해서 저장해 버린 거죠. 결국 다이미의 컴퓨터에는 기획안 하나가 사라지고, 보고서 파일만 두 개가 된 것입니다.
기획안 PPT를 다시 복구해 보고 싶어, 복구 프로그램을 구매했으나 예전에 삭제되었던 불필요한 파일들만 복구되었을 뿐,
덮어쓰기한 파일은 살릴 수 없었습니다.
아주 사소한 실수로 유실이 발생했고, 문서를 백업해 놓지 않아 시간과 비용을 낭비하게 된 것인데요.
다이미와 같은 문서 유실 상황이 발생하지 않기 위해서는 어떤 준비가 필요할까요?
1️⃣ 데이터를 주기적으로 백업해야 합니다.
2️⃣ 문서 저장 시 이전 파일과 비교할 수 있도록 v1, v2 등 버전별로 저장해 두어야 합니다.
하지만 바쁜 와중에 매번 저장 경로를 확인하고, 모든 데이터를 백업하고, 저장하기에는 번거롭고, 저장 용량도 낭비되죠.
그래서 다이미는 이를 해결할 수 있는 솔루션을 찾았고, 수정하거나 삭제된 문서도 손쉽게 복구할 수 있는 문서중앙화 솔루션을 도입했습니다.
[문서중앙화 도입 효과]
문서중앙화 도입 후 얼마 지나지 않아 같은 문제가 발생했는데, 문서중앙화에서 수정 이전의 문서를 복구하여 손쉽게 업무를 이어갈 수 있었습니다. 심지어, 옆 부서는 퇴사자가 고의로 문서를 모두 삭제하고 퇴사하였으나, 관리자가 삭제 문서를 손쉽게 복구할 수 있었죠.
[문서중앙화 솔루션 기능]
다이미의 회사에서는 어떻게 삭제된 문서를 복구할 수 있었을까요?
사이버다임 문서중앙화 솔루션의 기능을 소개합니다!
✅ 이전에 작업했던 문서를 확인할 수 있어요!
문서중앙화는 생산되는 모든 문서를 기업의 중앙 서버에 모아 저장하고, 언제, 어디서든지 로그인만으로 손쉽게 활용할 수 있는 문서 관리 솔루션입니다. 그리고, 이렇게 수집된 문서를 편집할 경우 모든 문서의 변경 기록은 파일 내에 버전으로 저장됩니다. 즉, 문서의 생성부터 수정되는 모든 내역이 저장되기 때문에 문서의 일부가 변경되거나 모든 내용이 지워져도 이전 버전의 문서를 열어 내용을 확인하고, 이전 버전으로 복구할 수 있습니다.
다이미와 같이 일부 시트를 삭제하거나 파일을 덮어쓰기 해도, 이전 버전의 문서를 열어 확인하거나 해당 문서를 복구해서 손쉽게 업무로 복귀할 수 있죠. 수정, 덮어쓰기로 인한 문서 유실이 사라집니다.
✅ 삭제된 문서도 클릭 한 번이면 다시 복구해요!
문중앙 서버에는 관리자만 접근 가능한 휴지통이 있어 고의적이거나 실수로 삭제된 문서도 안전하게 보관됩니다. 관리자는 언제든지 클릭 한 번으로 삭제된 문서를 복원할 수 있어 퇴사자가 모든 문서를 삭제하더라도 문제없이 복구할 수 있습니다. 중요한 문서가 영구히 사라질 걱정 없이, 문서중앙화 솔루션이 문서의 안전을 보장합니다.
✅ 누가 문서에 접근하고, 수정했는지 확인해요!
문서중앙화 솔루션의 이력 관리 기능은 누가 언제 문서를 활용했는지를 세밀하게 추적할 수 있게 합니다. 조회, 수정, 이동, 다운로드 등의 활동이 모두 기록되며, 활동을 한 사람의 이름, 시간, 수정 시작 및 완료 시각, IP 주소까지 상세하게 표시됩니다. 이를 통해 사전에 유출과 유실을 방지하고, 사고가 생겨도 추적할 수 있습니다.
실수나 사고로부터 중요한 문서를 안전하게 보호합니다. 지금 도입하여 문서 관리의 새로운 기준을 경험해 보세요.
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