보안 담당자가 주목하는 '문서중앙화 솔루션' - 문서 보안부터 관리까지 가능!

안녕하세요. 다이미입니다.

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디지털 기술의 발달로 점점 더 정교하고 빈번해지는 외부 보안 위협과,

내부자 기술 유출 사고로 인해 데이터 보안의 필요성이 커졌습니다.

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하지만 내부, 외부 모두를 관리하기 위해서는 여러 보안 솔루션을 도입하고

수시로 감독해야 하기 때문에 비용은 물론 업무 부담도 큽니다.

특히 중소기업의 경우 보안 담당자를 별도로 채용하기 어려워 걱정이 많으실 텐데요.

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오늘은 문서 보안부터 관리까지 가능한 '문서중앙화 솔루션'에 대해 소개하려고 합니다.

많은 기업들이 보안 솔루션 중에 왜 문서중앙화에 관심을 가지는지,

구체적으로 어떤 기능을 통해 보안과 관리를 동시에 잡았는지 함께 살펴보세요!

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문서중앙화 솔루션이란?

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문서중앙화는 문서를 사용자의 개별 PC, USB, 외장하드가 아닌 회사의 중앙 서버 스토리지에만 강제 저장되도록

저장 경로를 단일화시킨 솔루션입니다. 기존 환경과 동일하게 윈도우 탐색기 형태로 제공되며, 웹 또는 모바일을 통해서도 이용할 수 있습니다.

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보안 담당자들은 왜 문서중앙화를 주목할까요?

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생산되는 모든 문서를 회사 소유의 중앙 서버에만 저장하여 회사는 모든 문서를 기업의 자산으로 자산화할 수 있고,

수집된 문서를 중앙에서 관리하여 유출을 막기 때문에 보안부터 관리까지 가능합니다.

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기능 1. 통합 문서 관리

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문서중앙화 사용 시 중앙에 수집된 모든 문서의 생성, 수정, 열람 등 모든 접근 이력이 자동으로 기록됩니다.

문서를 누가 수정했는지, 어디로 공유했는지 확인할 수 있어 관리가 쉬워지고 사전에 보안 문제를 감독할 수 있습니다.

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또, 폴더/파일에 대해 사용자 또는 부서별로 읽기, 수정, 삭제 등의 권한 설정이 가능합니다.

관련이 있는 부서 또는 일정 직급의 사람만 문서를 활용할 수 있게 설정해 수집된 문서에 대한 세세한 보안 관리가 가능해집니다.

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기능 2. 유출 방지 및 보안 관리

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문서중앙화를 사용하면, 회사에서 허용한 중앙 서버 이외의 개인 PC나 USB, 외장하드 등으로의 문서 저장이 불가능해집니다. 더해서, 수집된 문서를 함부로 반출할 수 없도록 웹사이트별 파일 첨부 가능 여부 설정, 화면 캡쳐/인쇄 가능 여부를 설정해 유출 경로를 차단합니다.

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또한, 문서 작업 시 가상 보안 영역을 생성해 작업하고, 관리자가 사전에 승인한 업무용 프로그램만 서버에 접근할 수 있도록 하는 화이트리스트 방식을 통해 비승인 프로세스의 접근을 막아 외부로부터의 보안 위협을 방지합니다.

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기능 3. 업무 효율성 향상

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중앙에 수집된 문서의 보안을 강화할 뿐만 아니라, 수집된 문서를 임직원이 손쉽게 활용할 수 있어 협업이 쉬워집니다.

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서버에 저장된 문서를 수정하면 기존 문서에 바로 반영이 되어, 최신 문서를 일일이 찾거나 공유를 요청하지 않아도

필요 시 중앙 서버에 있는 최신 문서를 확인하고 바로 수정할 수 있습니다.

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문서를 공유할 때에는 원보 파일이 아닌 중앙 서버에 저장되어 있는 문서의 위치를 URL로 공유합니다.

용량이 큰 영상이나 도면, AI 파일 등을 공유할 때도 용량 제한이나 속도 이슈 없이 쉽고 빠르게 공유할 수 있습니다.

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문서중앙화 솔루션을 사용하면 문서 보안부터 관리까지 하나로 해결할 수 있습니다.

보안 환경을 구축하는 데 드는 비용은 줄어들고, 보안 수준은 높아집니다.

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