팩트 체크! 문서중앙화 도입의 효과는? (문서중앙화 솔루션 리뷰, 문서관리, 문서보안, ECM)

팩트 체크! 문서중앙화 도입의 효과는? (문서중앙화 솔루션 리뷰, 문서관리, 문서보안, ECM) 

"전사의 모든 문서를 한 번에 관리하고 싶었어요."

- 에너지 전문 기업 업무지원팀 A대리 -

전산 담당자라면 한 번쯤 해본 고민일 텐데요.

사이버다임의 Destiny ECM을 도입한 에너지 기업의 고객사도 위의 고민을 하다가 도입을 결정하게 되셨다고 해요!

Destiny ECM 도입 전에는 직원들은 파일서버나 로컬 pc에 문서를 저장하고 활용했다고 합니다. 

하지만 관리자의 경우, 전사의 모든 문서를 관리하기란 쉽지 않았죠.

파일서버를 통해서는 부서별로만 관리를 할 수 있고, 로컬 pc는 관리가 어렵기에 문서가 어떻게 반입 반출되는지 확인이 불가능하여 답답했다고 말씀하셨어요.

그래서 어떻게 하면 사내 모든 문서를 효과적으로, 한 번에! 문서를 관리할 수 있을까 고민하다가

저희 사이버다임의 Destiny ECM을 도입하게 되었다고 하시는데요^^

고객의 요청으로 회사명은 쉿, 비밀이지만 사용 인터뷰 내용은 모두 공개해보도록 하겠습니다!

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Q. Destiny ECM 도입의 필요성을 언제 느끼셨나요?

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저는 사내의 모든 문서를 한 번에 관리하고 효율성을 높이고 싶었는데, 부서별로만 관리할 수 있는 파일서버가 불편했어요.

그리고 로컬 pc 사용도 허락을 했기에, 문서들이 어떻게 반입 반출되는지 확인도 어렵고 

타 부서가 보지 말아야 할 문서를 볼 수도 있겠구나 하는 생각이 들더라고요. 

그래서 철저한 이력 관리, 접근 권한 설정 그리고 내부 유출 방지를 위해 ECM 도입을 결심하게 되었습니다.

[ECM을 사용하면, 외부 반출 요청을 해야 외부 반출이 가능하다규!]

 

Q. Destiny ECM 도입 전후에 달라진 점을 들어볼 수 있을까요?

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먼저, 전사 문서 관리가 가능하여 관리자 입장에서 편리합니다. 그리고 이력 및 접근 권한 관리로 문서보안·관리도 편리해졌고요.

 또한 문서를 주고받고 수정하고 또 주고받고 하는 과정이 사라졌기에 업무 프로세스가 많이 단축되었죠.

그리고 공유 폴더를 통해 문서를 쉽게 공유하며 협업할 수 있어 협업 환경도 많이 개선되었습니다.

Q. 정말 많은 부분이 개선된 것 같아 기분이 좋아집니다^^ 사이버다임을 선택하게 된 이유도 말씀해주실 수 있을까요?

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열정과 믿음직한 영업대표 분의 설득으로 결정하게 되었죠 ^^(하하)

그리고 시스템에 원하는 기능이 모두 갖춰져 있어서 사이버다임을 선택하게 되었습니다. 

현재는 기술 지원담당자분께서 계속적으로 지원을 잘 해주셔서 만족하며 사용중입니다^^

Q. 영업대표 분이 이 글을 꼭 보셔야 할 것 같아요.ㅎㅎ  그럼 마지막 질문입니다!

     ECM 도입을 고려하는 기업에게 조언 한마디 부탁드릴게요!

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내, 외부 문서 유출 사건이 계속해서 발생하는 만큼 많은 기업에서 도입을 하길 추천합니다. 

또한, 우리사처럼 부서나 다양한 업무를 진행하고 있다면, 도입 전에 꼭 컨설팅을 받고 진행하길 추천합니다!

화기애애한 분위기 속에서 진지한 답변이 오고간 인터뷰 현장!

사용하며 필요하신 기능이 있다면, 지금처럼 언제든지 연락주세요^^

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지금! 사내 모~든 문서를 한번에 관리하고 싶은데 어려움을 겪고 계신다면, 다임이에게 바로 문의하세요!

문의 : _marketing@cyberdigm.co.kr