안녕하세요. 다이미입니다.
최근 개인이 아닌 프로젝트 단위의 업무들이 늘고, 일하는 환경이 다양해지며
언제, 어디서나 협업할 수 있는 환경을 구축하기 위해 노력하는 기업들이 늘어났습니다.
서로 다른 직무와 부서의 사람들이 함께 협업하는 과정에서 많은 커뮤니케이션이 발생하기 때문에
시간과 비용을 효과적으로 쓰기 위해서는 문서의 생성, 수정, 공유 과정을 효율화하고 프로젝트별로 문서가 관리되어야 하죠.
프로젝트 관리부터 대용량 파일 공유까지 손쉽게 가능한 기업 필수 협업 툴로서의 문서중앙화를 소개합니다!
아래 체크리스트로 현재 협업 환경이 잘 구축되었는지 확인해 보시고, 우리 기업에 필요한 문서중앙화 기능을 확인해 보세요.
우리 회사 협업 환경은 잘 구축되어 있을까요?
협업 환경 체크리스트
효율적인 협업 환경을 구축하기 위해서는 불필요한 커뮤니케이션으로 낭비되는 시간 없이 없이 쉽고, 빠르게 문서를 활용할 수 있어야 합니다. 동시에 아무나 접근하고 활용할 수 없도록 문서 보안 설정도 갖추어져 있어야 하죠.
아래 체크리스트를 통해 우리 회사의 현재 협업 환경은 어떤지 고민해 보세요!
이 중 부족하다고 생각되는 부분이 하나라도 있다면, 아래 내용을 통해 문서중앙화의 협업 기능을 확인해 보세요.
문서중앙화 솔루션을 사용하시면 위에 나온 4가지 항목 모두 yes를 외치실 수 있습니다~ 함께 보실까요?
어떻게 하면 더 효율적으로 일할 수 있을까요?
문서중앙화의 협업 기능 소개
1️⃣ 문서중앙화 중앙 서버에 저장한 문서를 언제, 어디서나 활용
중앙 수집으로 자산화
문서중앙화는 생산되는 모든 문서를 개인의 업무용 PC가 아닌 회사 중앙 서버에만 저장하도록 강제하는 솔루션입니다. 중앙 서버에 기업의 모든 문서가 있기 때문에 사용자는 웹, 모바일, 에이전트를 통해 언제, 어디서나 서버에 접근하여 문서를 활용할 수 있습니다.
누구나 사용하기 쉬운 UI
문서중앙화는 PC에서 사용하고 있는 윈도우 탐색기 형태를 가지고 있습니다. 즉, 기존과 같은 환경에서 문서가 저장되는 경로만 단일화시킨 것이기 때문에 별도의 사용 방법을 숙지하지 않아도 됩니다.
상세 검색 기능
일반 탐색기 검색에서는 제공되지 않는 검색 범주(문서/폴더), 본문 내용, 등록자, 관리 부서, 파일 형식, 태그 등 다양한 옵션을 가진 상세 검색 기능을 제공하기 때문에 중앙 서버에 있는 문서를 손쉽게 찾을 수 있습니다.
2️⃣ 권한이 있어야 확인할 수 있는 프로젝트별 폴더/문서 안전하게 생성 · 관리
프로젝트 폴더 생성
전사 문서 관리 체계에 따라 부서별 또는 프로젝트별로 폴더를 생성하여 문서를 저장하고 활용할 수 있습니다. 일일이 문서를 찾거나 요청하지 않아도 관련 프로젝트 폴더에 들어가면 문서를 찾을 수 있죠.
세부 권한 설정
문서중앙화는 부서/사용자/직급에 따라 폴더 내 목록 보기 가능 여부부터 읽기, 수정, 삭제의 세부 권한을 설정할 수 있습니다. 그렇기 때문에 프로젝트별로 관련자만 해당 내용을 확인할 수 있게 설정하거나, 프로젝트 내에서도 문서 중요도에 따라 직급별로 활용 권한을 부여하고 제어할 수 있습니다. 또, 프로젝트 인원이 변경될 경우에도 권한만 바꾸면 손쉬운 인수인계가 가능합니다.
3️⃣ 문서 URL로 가볍게 용량, 속도 이슈 없는 간편한 공유
내부 배포 URL
내부 협업 시 중앙 서버에 있는 폴더/문서로 바로 이동하는 내부 배포 URL을 공유하여 문서를 열람/수정할 수 있습니다. URL을 공유하기 때문에 용량과 속도 제한이 없으며, 한 번의 공유만으로도 항상 최신 버전의 문서를 확인할 수 있습니다.
외부 배포 URL
외부 협업 시 문서 다운로드가 가능한 외부 배포 URL을 공유하여 협업합니다. 이때, 비밀번호, 다운로드 가능 횟수, 다운로드 가능 기간을 지정할 수 있으며 공유된 문서가 어디에서(IP), 몇 회 다운로드 되었는지 등을 추적할 수 있습니다.
4️⃣ 이력 조회로 문서 사용 현황을 한눈에 파악
문서 사용 이력 조회
문서 속성을 통해 문서의 생성, 조회, 수정, 삭제, 공유, 다운로드 등 모든 활용 이력을 확인할 수 있습니다. 문서를 활용한 사람이 누구인지, 언제, 어디에서(IP) 활용했는지 모든 이력을 표기합니다.
오늘은 언제, 어디서나 손쉽게 협업할 수 있는 환경을 구축하는 문서중앙화의 기능들을 알려드렸습니다.
프로젝트 관리부터 대용량 파일 공유까지, 문서중앙화로 손쉽게 문서를 활용해 보세요!
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