외부 업체와의 협업,
파일을 공유할 때, 사내 메신저나 메일 또는 외부 저장 장치를 사용하고 계시지 않나요?
이렇게 파일의 원본 문서를 전달, 공유하면
"수정된 버전 보내드려요", "이게 최신 문서 맞나요?", "죄송하지만 잘못 보냈습니다."
수정할 때마다 계속해서 새로운 버전의 문서를 전달해야하는 번거로움이 있습니다.
심지어는 파일을 이메일로 잘못 전송하거나, 이메일로 받은 회의 자료 첨부파일이 누락되는 등
문서 유출을 걱정하는 상황이 생기기도 하고 업무 시간이 낭비하는 경우가 발생하게 되죠.
협업 시 시간 낭비 없이, 효율적으로 업무를 진행할 수 있는 방법.. 없을까요?!
.
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있습니다! 사이버다임의 문서중앙화 솔루션과 함께라면
파일 공유에서 발생하는 문제점과 문서 유출 걱정없이
안전한 문서 공유 환경에서 효율적인 업무 협업이 가능하죠. 😊
대용량의 문서도 편리하고, 안전하고, 빠르게!
효율적으로 협업하는 사이버다임 문서중앙화의 비법! 지금 공개합니다.
안전한 환경에서 자유로운 업무 파일 공유, 업무 효율성 수직 상승⬆
1. 문서 원본 전송이 아닌, 문서의 저장 위치 공유
협업 시 프로젝트에 활용되는 문서 공유는 필수!
편의를 위해 중요한 자료들을 메일, 사내 메신저, 외부 저장 매체 등을 통해서 공유하곤 하는데요.
문서 유출의 가능성이 있어 보안에 취약합니다!
하지만, 사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 파일 원본을 전달하는 것이 아닌, 파일 URL을 생성하여 중앙서버 내 저장되어 있는 파일의 위치를 전송해 문서를 공유합니다~ 원본을 전달하는것이 아닌 문서권한이 있는 사람에게 "이 파일을 사용하세요"라고 위치를 알려주는 것이죠.
문서 읽기 권한을 가진 사람은 전달받은 url로 원본을 다운로드 하지 않고 서버에 있는 문서를 확인 할 수 있는 것입니다.
이 모든 것은 컴퓨터 내의 중앙서버에 모든 문서를 저장하고 있어서 가능한 일!
문서의 위치를 공유받은 사용자는 파일이 수정된 후 수정 버전을 다시 전송 받지 않아도 실시간으로 업데이트 되는 문서를 확인할 수 있고
공유한 문서는 누가/언제/어디서(IP 및 기기) 열람했는지 모든 이력을 확인할 수 있어 안전한 자료 공유가 가능합니다.
2. 문서를 언제, 누가 수정했는지 업데이트까지 실시간 확인
중앙서버 내 문서는 문서 생성부터 삭제까지 모두 버전으로 관리되고 있어,
문서를 수정 후, 새로운 버전으로 저장된 문서를 확인할 수 있습니다.
문서 삭제 권한이 있는 사용자가 문서를 실수로 삭제하더라도
해당 문서의 버전만 삭제되고 있어, 이전 버전의 문서로 빠른 복구가 가능하죠.
만일, 협업을 진행하는 팀원에게 협업 문서 수정을 요청했다면
팀원이 문서를 수정 중인지, 수정 완료한 상태인지 메신저로 확인하지 않아도
문서의 버전 확인을 통해서 문서의 수정 상태를 확인할 수 있어 효율적인 협업을 이루어낼 수 있습니다.
3. 메일, 메신저, 외부 저장 장치 없이도 편리한 공유 폴더
프로젝트 인원의 소속 부서가 모두 다르거나, 외부 협력사와 협업 시 문서 보관이 고민이라면
프로젝트 기간동안 편리한 문서 공유가 가능하도록 공유 폴더를 생성할 수 있습니다.
프로젝트 시작할 때 공유 폴더를 생성하여 외부 협력사 직원에게는 해당 폴더에만 접근할 수 있도록 권한을 부여하고
회사 내부 문서는 조회가 불가능하도록 접근 권한 제한 설정을 통해서 문서의 보안을 유지할 수 있습니다.
프로젝트 완료 후에는 권한을 회수하여 공유 폴더 내 문서를 그대로 사용할 수 있는 편리함까지! 😉
프로젝트에 참여하는 내부 직원의 부서가 모두 다른 경우에도, 공유 폴더 설정을 통해서 자유로운 문서 공유를 할 수 있습니다.
혹여나 발생할 수 있는 내부 문서 유실과 유출에 예방하기 위해서 프로젝트 미참여 인원에게는 접근 권한 제한 설정이 가능하죠.
4. 빠르게 문서를 찾을 수 있는_tag/ 문서검색/ 즐겨찾기
"저장되어 있는 파일을 찾을 때 매번 폴더를 따라 여러번 클릭해야하고,
또 파일을 일일이 찾아야하고, 그동안 너무 번거로우셨죠?"
이젠, 문서중앙화 솔루션의 검색 기능을 이용해보세요!
파일을 찾기 위해 여러번 폴더를 클릭하지 않아도 파일 검색 한 번으로 효율적인 업무가 가능합니다.
관리부서/형식/파일크기를 이용한 검색과 tag기능, 즐겨찾기 기능을 활용하여 문서를 더욱 빠르게 찾을 수 있습니다.
문서 태그 설정으로 문서 저장 시 핵심 키워드를 작성하여 키워드로 빠른 검색을 가능하게 하고,
자주 사용하는 문서나 폴더는 즐겨찾기 설정을 통해서 업무에 소요되는 시간을 줄일 수 있죠.
자유로운 업무 환경 속에서도 안전함 보장!
1. 부서/사용자마다 다른 문서 접근 권한 제한 설정으로 철저한 보안 유지
중요한 기밀 프로젝트의 경우, 문서 보안이 우선시 되어야 합니다.
프로젝트에 참여하지 않는 구성원이 문서에 접근해 문서가 유출되진 않을지,
프로젝트 팀 내부 인원의 실수로 혹여나 문서가 유실되진 않을지 항상 긴장해야하죠.
문서중앙화 솔루션은 파일별/폴더별로 목록보기/읽기/수정/삭제의 접근 권한 설정이 가능하여
프로젝트에 참여하지 않는 인원의 경우에는 폴더 접근 권한 제한을 통해서 정보가 새어나가는 것을 방지할 수 있고,
프로젝트 참여 인원에게는 삭제 권한 제한 설정으로 중요한 문서의 삭제를 사전에 예방할 수 있습니다.
프로젝트 완료 후에는 프로젝트 참여 인원의 폴더 권한 설정을 변경해 문서를 완벽하게 보호할 수 있고
프로젝트에 사용된 모든 문서는 공유 폴더에만 저장해 프로젝트가 종료된 후에도 관련된 문서를 빠르게 찾아 사용할 수 있습니다.
2. 문서 외부 반출 시 승인 필수! 반출 승인 프로세스 설정으로 문서 유출 방지
"만일, 외부에 문서를 공유해야 한다면?"
외부 반출 승인 프로세스 설정을 통해서 중요한 문서 반출시에도 권한을 설정할 수 있습니다.
외부에 쉽게 공개되어서는 안되는 중요한 문서라면, 승인 정책 설정을 통해서 문서 반출 시 승인 과정을 거친 후 반출할 수 있도록 설정 가능합니다.
파일을 외부에 전송할 때도 URL 위치 공유를 통해 대용량 파일도 빠른 공유가 가능하며
문서 비밀번호 설정으로 외부에 공유한 후에도 보안을 유지할 수 있고, 문서 다운로드 횟수 설정을 통해 유출을 예방할 수 있습니다.
3. 웹 브라우저별 메일 첨부 파일 형식제어 외부 반출 방지
" 네이버 메일에서는 원본 파일로, 지메일에서는 파일을 링크로 전송
웨일에서는 중앙 서버 내 파일 전송 불가능하게 설정 "
문서중앙화 솔루션에서는 웹브라우저 메일에 파일 첨부 제어 기능을 설정할 수 있습니다.
회사 정책에 따라 사용 횟수가 많은 웹 브라우저에서만 이메일에 파일 첨부가 가능하게 설정하여 높은 보안을 유지할 수 있습니다.
웹 브라우저마다 파일을 링크로 전송할 지, 원본 파일로 전송할 지에 대한 설정도 가능합니다.
시간과 장소에 구애받지 않는 업무, 모바일로 빠르게
"외근, 출장이 잦은 직종이라 협업 시 원활한 소통이 어려울까 걱정이라면??"
중앙서버 내의 폴더/파일에 권한이 있는 사용자라면 외근이나 출장, 휴가 중이라 PC 사용이 어려운 상황에서도
모바일로 언제든 공유폴더에 접속하여 문서를 확인할 수 있습니다.
프로젝트 인원을 위한 공유 폴더를 설정해두었다면 회사 외부에서도 빠른 문서 확인이 가능하고
메신저 기능 없이도, 문서 속성을 통해서 해당 문서에 대한 의견을 주고 받을 수 있어 공간 제약 없이 협업 환경을 조성할 수 있죠.
문서 보안도 철저한데 편리한 기능까지 있어 먼 지역에 있는 팀원들과도 협업을 진행하는데 전~혀 문제 없습니다 👍
철저한 문서 보안과 편리한 공유 기능으로
완벽한 협업을 만들어낼 수 있는 문서중앙화 솔루션!
더 자세한 내용이 궁금하다면 아래로 문의주세요 :)
데스티니 ECM 📧 _marketing@cyberdigm.co.kr 📞 02-546-6990
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