ECM이 없다는 건, 이런 ECM이 없다는 것

 

ECM이 없다는 건, 이런 ECM이 없다는 것

 

 

 

‘버릴 문서 정성껏 만들기’가 취미인 직장인이 있을까? 뻔한 답인 질문이다. 누가 버릴 문서를 정성껏 만들고 싶겠는가? 그러나 실제로 많은 직장인들이 그렇게 하고 있다. 많은 문서들이 작성한 노력과 시간만큼의 가치도 발휘하지 못한 채 사라지고 있다. 상급자를 설득하기 위한 임시 자료라 사라지고, 작성자PC에만 있다가 사라지고, 인수인계가 허술해 사라지고, 시스템에 등록되어 있지만 찾지 못해 소외되어 사라지고, 재활용하자니 표준화되지 못해 사라지고, 급기야는 존재하지만 믿지 못해 사라진다.

부서장이 업무 실적을 가지고 눈치라도 줄라치면 년간 업무 실적을 일목요연하게 정리해서 눈앞에 들이대고 싶지만 내가 작성한 것들 나도 어디에 얼마큼 있는지 잘 모르는데 마음만 안타까울 따름이다. 그런데 과연 이 많은 사라짐의 책임을 작성자와 작성한 문서 내용의 품질의 탓으로만 돌릴 수 있을까 싶다. 또한 사라진 문서들로 인해 입은 손실은 수치적으로 측정하기가 어려워서 그렇지 상당할 것임은 두말하면 잔소리다.

SW개발 분야에 오랫동안 몸 담고 있으면서 절실히 느낀 것 중 하나는 ‘오래 살아 남는 코드가 좋은 코드’라는 것이다. 문서라고 다를까? 가트너 자료에 의하면 기업 데이터의 80%는 비정형데이터, 즉 문서라고 한다. 즉 많은 업무가 문서를 기반으로 이루어지고 있다는 얘기이고 조직에 필요한 문서를 작성하는데 막대한 시간과 비용을 필요로 한다는 얘기이다. 문서도 오래 살아 남아서 다른 업무에 지속적으로 영향을 줄 수 있어야 좋은 문서라는 생각이다.

최근 ECM의 트렌드의 한 방향은 이러한 문제를 해결하는데 있다. ECM의 M(Management)이 강조되는 관리시스템이 아니라 문서에 기반한 업무 시스템으로 진화하고 있다.

Smart한 ECM을 쓰는 김대리를 살펴 보자.

아침에 출근해서 ECM에 접속하면 업무 현황이 표시된다. "가만있자. 부장님이 새로 지시 건이 하나 있고 현재 작성 중인 업무가 2건이 있네. 최과장님에게 어제 검토 요청한 문서에 대한 검토 의견도 와 있네" 예전 같으면 그룹웨어를 통해서 승인을 받아 별도로 EDM 서버에 접속해서 등록하는 번거로움이 있었지만 지금은 문서 작성기에서 저장 버튼만 누르면 서버에 저장되니 불편함도 없고 작성과 관련한 주고 받은 메시지도 같이 기록되니 일이 한층 수월하다.

사실 김대리는 타 부서에서 온지 1주일 밖에 안되었지만 ECM을 통해 인수인계를 받은 터라 별 걱정이 없다. 게다가 잘 모르는 게 있으면 ECM을 이용하여 구축한 PAL(Process Asset Library)을 참고하면 되고 Best Practice를 조회해보면 대충 감이 오니 부서 전배의 두려움도 예전 같지 않다.

예전 같으면 회사 내에 존재하는 여러 개의 시스템에 파일들이 중복해서 등록되어 어느 것이 최신 본인지 의심스러운 적이 간혹 있었지만 이제는 ECM에서만 관리되고 타 시스템에 연계해서 제공하니 어느 시스템을 통해 고쳐도 일관성이 유지되어 편리하다.

즐거운 퇴근길, 지하철에서 혹시나 하고 스마트폰을 통해 ECM에 접속하니 외근 다녀오신 부장님이 승인한 문서가 있다. 협력업체에 재촉해야 하는 건이라 바로 해당 문건을 업체 담당자에게 전송했다. 내일 오전 중에는 답변을 주겠지.

업무가 즐거워지기는 박부장님도 마찬가지다.

부서 내 직원들의 문서 기반 업무 활동이 누락 없이 관리되고 또한 진행 상황을 실시간으로 볼 수 있어 검토하기도 수월하다. 그뿐인가 문서 유형이나 업무 유형 별 건수, 시간 통계까지 제공되니 업무 실적도 일목요연하게 정리된다. BPM을 도입할까도 고려해보았지만 업무 프로세스를 세부적으로 정형화하고 절차화 하는 것이 특정 업무 몇 가지를 제외하고는 맞지 않을 것 같아서 산출물에 집중하고 나머지는 유연성을 가지는 프로세스로 채택한 것이 잘한 것 같다.

스마트한 ECM을 도입한 가상의 회사를 통해 문서 기반의 업무가 변화하는 형태를 살펴보았다. 일찍이 ERP나 기간 업무 시스템이 조직의 정형 데이터에 기반한 업무 시스템으로 자리 잡은 것에 비해 EDM/ECM은 업무 종료 이후 백업이나 공유 등의 목적으로 다소 소극적인 활용이었다면 최근의 ECM은 문서 작성 업무(비정형 데이터)에 기반한 주요 업무 시스템으로 자리 잡아가고 있다. 80%에 해당하는 데이터 량을 생각한다면 늦은 감이 없지 않다. 대부분의 시스템이 일을 더 잘하게 하기 위해 존재하기보다는 일 잘하는 사람들의 발목을 잡지 않기 위해 존재하듯이 스마트한 ECM도 마찬가지이다. 번거롭고 귀찮은 일들은 모두 ECM에 맡기고 업무 자체에 집중 할 수 있다면, 그렇게 해서 보다 행복해진다면 ECM업계에 종사하는 사람들이 많은 보람을 느끼지 않을까 싶다.

출처 : 사이버다임 

 

원문 작성일: 2011/11/15 13:55