안녕하세요. 다이미입니다.
오늘날의 디지털 시대에는 기업 내 대규모 문서 유출 및 기술 침해 사고를 뉴스 기사로 접하는 것은 흔한 일입니다.
하지만 이런 유출, 유실 사고는 중소기업의 일상적인 현실과는 거리가 멀다고 생각하기 쉽습니다.
그러나 기업에 심각한 영향을 미칠 수 있는 데이터의 유출,유실 사고는
우리가 상상하는 것보다 일상적인 기업 환경에서 더 흔하게 확인할 수 있죠.
적절한 보안 인프라가 마련되지 않은 경우,
회사에 미칠 영향을 고려해 본 적이 있으신가요?
오늘은 일반적인 기업 환경에서 발생하는 누출 및 손실의 실제 사례를 살펴보면서
문서 유출, 유실을 방지할 수 있는 문서중앙화 솔루션을 소개하겠습니다.
기업에서 흔히 발생하는 , 유출/유실 사고 사례
일상적인 회사 생활 속 기업의 유출, 유실은 주로 어떤 상황에서 발생할까요?
첫 번째 사례는 외부인 또는 퇴사자에게 문서를 공유하여 생기는 유출 사고입니다.
평소 친하게 지내던 직원, 자신보다 높은 직급의 퇴사자가 회사 자료를 요구할 경우 요청 받은 사람은 상대가 작성했던 자료라고 생각하거나, 아는 사람이기 때문에 쉽게 파일을 보내줍니다. 외부 협력사나 기관과 업무를 할 때에도, 필요한 자료라고 할 경우 의심 없이 파일을 공유해 주는 경우도 많죠.
개인이 문서를 PC, USB, 외장하드 등에 저장하고 손쉽게 전송할 수 있기 때문에 이런 사고가 발생합니다.
두 번째 사례는 임직원이 퇴사 시 문서를 삭제하여 생기는 유실 사고입니다.
회사와의 부정적 관계 때문에 일부러 문서를 삭제하기도 하지만 문서를 정리하는 과정에서 불필요한 자료라고 생각해서 실수로 삭제하는 경우도 있죠. 일반적으로 퇴사자의 PC는 포맷하기 때문에 삭제한 문서는 복구하기도 어렵습니다.
세 번째 사례는 해킹 또는 바이러스 감염으로 인한 문서 유출 사고입니다.
랜섬웨어, 바이러스 등 악성 프로그램에 감염될 경우 PC의 모든 문서가 공격자의 인질이 되어 금전을 요구하는 수단이 되죠. PC로 업무를 하는 과정에서 내외부와 다양한 파일을 주고 받고, 여러 사이트에 접속하기 때문에 아무리 조심한다고 해도 감염 위협에서 완전히 벗어날 수는 없습니다.
이밖에도 유사한 여러 상황에 의해 기업은 유출, 유실 위험을 겪을 수 있는데요.
개인과 기업이 주의한다고 해도 방심한 상황에 언제든지 사고가 일어날 수 있으며, 이러한 사고는 금전적 피해로 이어집니다.
그렇기 때문에 기업은 문서 보안을 강화하기 위해 철저하게 대비해야 합니다.
문서중앙화의 유출/유실 방지 기능
유출과 유실을 방지하기 위한 솔루션으로 문서중앙화를 사용해 보세요.
문서를 수집하고, 관리하고, 유출과 유실 위험으로부터 안전하게 보호합니다.
1. 중앙 서버 강제 저장 정책과 외부 반출 승인 프로세스로 보안 강화
모든 유출은 문서가 개인 PC에 분산되어 저장되어 있고, 손쉽게 외부로 전송 가능하기 때문에 발생합니다. 하지만 걱정하지 않으셔도 됩니다. 문서중앙화는 개인이 문서를 소유할 수 없으며, 승인 후에만 외부로 반출할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
✅ 중앙 저장 + 유출 금지 정책
문서중앙화는 기업에서 생산되는 모든 문서가 개인 PC, USB, 외장하드에 저장되지 못하도록 막고 기업의 중앙 서버 드라이브에만 저장되도록 하는 강제 저장 정책을 가지고 있습니다.
그렇기 때문에 외부 매체로 문서를 이동하여 저장할 수 없을 뿐만 아니라, 이렇게 저장된 문서가 함부로 메일이나 메신저에 첨부하여 반출할 수 없도록 웹사이트별 파일 첨부 제어, 캡쳐 금지, 인쇄 금지 등 다양한 설정을 할 수 있습니다.
✅ 외부 반출 승인 프로세스
또, 외부 반출 승인 프로세스를 설정하면 문서를 외부로 전송할 때 관리자의 승인을 받아야만 반출할 수 있습니다. 일반 문서부터 시작해 주요 문서까지, 원하는 대로 설정하고 보안을 강화할 수 있죠.
2. 버전 관리와 휴지통 기능으로 삭제된 문서도 손쉽게 복구
퇴사 시 임직원이 문서 내용을 지우거나 문서를 삭제하더라도 버전 관리 기능과 휴지통 기능으로 손쉽게 복구할 수 있습니다.
✅ 버전 관리 기능
문서의 모든 수정 내용을 버전으로 저장하는 버전 관리 기능을 통해 수정 이전의 문서를 확인하고, 복구할 수 있습니다.
✅ 휴지통
또한 삭제된 문서는 관리자만이 최종적으로 삭제하거나 복구할 수 있는 서버 내 휴지통으로 이동하기 때문에, 문서를 삭제하여도 관리자는 누가 삭제했는지, 어떤 문서인지 확인하고 손쉽게 복구할 수 있습니다.
3. 악성 프로그램 원천 차단 시스템으로 문서 보호
✅ 화이트 리스트 방식
문서중앙화 서버에는 악성 프로그램이 접근할 수 없습니다. 사전에 승인된 프로세스의 접근만을 허용하는 화이트리스트 방식을 사용하기 때문에, 랜섬웨어나 바이러스 등의 악성 프로그램이 중앙 서버에 저장될 경우 이를 차단합니다.
오늘은 유출, 유실 사고 사례와 이를 예방하는 문서중앙화의 기능을 소개시켜 드렸습니다.
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