안녕하세요. 다이미입니다!
최근 내부자에 의한 기업의 기술 및 문서 유출, 유실 사고가 잦아지며 논란이 되고 있습니다.
몇 가지 사례를 가지고 왔는데요! 함께 보실까요?
📰 퇴사하며 회사 파일 4천개 지우고 홈페이지 초기화한 30대
회사를 그만두면서 업무용 파일 4천여개를 삭제하고 회사 홈페이지를 초기화해 업무를 방해한 혐의로 재판에 넘겨진 30대가 1심에서 벌금형을 선고받았다. 수익배분 등에 관해 회사와 협의가 이뤄지지 않는다는 이유로 퇴사하면서 2021년 4월 회사의 구글 계정에 저장돼 있던 업무용 파일 4천216개를 삭제한 혐의다.
출처:연합뉴스
📰 반도체 핵심기술 잇따라 유출…“최대 징역 18년” 양형기준 강화
지난해 국내 반도체 기술의 해외 유출 적발 건수가 역대 최다를 기록하는 등 국내 핵심 첨단기술을 해외로 빼돌리는 사례가 급증하고 있다. 국가핵심기술 유출로 국가안보와 국민경제에 큰 영향력을 끼치지만 정작 이를 막기엔 처벌이 솜방망이라는 지적이 이어지고 있다.
출처:KBS뉴스
📰 '1678명 개인 정보' 유출한 전 건보공단 직원 집유
장기요양자 1600여명의 개인정보를 지인 사무실에 전달한 전직 국민건강보험공단 직원이 징역형을 선고받았다. 이 문서엔 장기요양자들의 이름과 생년월일, 요양등급, 전화번호 등 정보가 담겨 있었다.
출처:뉴스1
업무 문서를 개인이 보유하거나, 모두가 쉽게 접속할 수 있는 드라이브에 저장하기 때문에 주요 자료에 임직원이 쉽게 접근할 수 있고, 캡쳐, 이메일, 외부저장장치 저장 등 유출 경로에 대한 제한이 없고, 삭제와 수정을 제어할 수 없어 유출, 유실이 쉬워지는 건데요.
이러한 기술 문서 유출로부터
우리 기업의 자산인 문서를 보호하는 방법은 무엇일까요?
바로 문서 중앙 저장, 유출 및 유실 방지 시스템을 갖춘 '문서중앙화 솔루션'입니다.
문서중앙화 솔루션으로 기업 문서를 안전하게 보호하는 방법에 대해 함께 알아보시죠!
문서중앙화 솔루션이란?
문서중앙화는 업무 중 산출되는 모든 문서를 중앙 서버에 저장하고 관리자가 설정한 정책에 따라 관리하는 문서 관리 · 보안 솔루션입니다. 문서/폴더별 접근 권한 제어, 외부 반출 승인 프로세스 설정, 장치별 문서 접근 권한 제어 등 중앙 정책에 따라 문서를 관리하기 때문에 개인이 문서를 소유하여 생기는 문서 유출과 유실을 차단하고 문서 관리의 효율성을 높입니다.
문서중앙화로 문서 유출 방지하기
권한 설정, 외부 반출 승인 프로세스, 웹사이트별 문서 첨부 제어, 캡쳐/인쇄 방지 및 워터마크 설정
다양한 문서 유출 방지 기능을 가진 사이버다임 문서중앙화
모든 문서가 한곳에 모여 있으면 통합적으로 관리할 수 있고, 다양한 관리 권한으로 문서에 대한 사용자의 접근 권한, 사용 권한까지 관리합니다.
1️⃣ 권한 설정
서버에 저장된 문서를 아무나 활용할 수 없도록 6단계의 접근 권한을 설정하여 문서 보안을 강화합니다. 폴더 또는 개별 문서에 대해 ‘권한 없음, (폴더 내) 목록 보기, 문서 읽기, 수정, 삭제, 모든 권한’을 사용자/부서/직급/장치(PC,M)에 따라 부여하여 문서 접근과 활용을 제어합니다.
2️⃣ 외부 반출 승인 프로세스
주요 문서의 경우, 관리자의 승인이 있어야만 외부로 반출하도록 설정할 수 있습니다. 반출처, 수신자, 사유, 기간 등을 입력하기 때문에 관리자는 사유를 확인하고 이를 승인하거나 거절할 수 있습니다.
TIP. 개인정보가 담긴 문서의 경우, 문서를 중앙 서버에 등록하는 과정에서 문서 속 개인정보 패턴을 추출합니다. 이렇게 추출된 문서는 승인 권한을 가진 부서 관리자와 함께 추가로 별도 승인권자를 설정하여 2중 승인을 해야 반출하도록 제어할 수 있죠.
3️⃣ 웹사이트별 문서 첨부 제어 설정
네이버, 구글 등 웹사이트별로 문서 첨부를 제어할 수 있습니다. 예를 들어, 사내 업무용으로 지메일이 사용된다면 지메일은 원본 or 문서 URL을 메일에 첨부할 수 있도록 설정해 편의성을 높이고, 개인용으로 사용하는 네이버 메일은 문서를 첨부할 수 없도록 설정하여 제어할 수 있습니다.
4️⃣ 캡쳐/인쇄 방지 및 워터마크 설정
문서에 대해 캡쳐/인쇄가 불가능하도록 설정하여 추가적으로 문서 유출을 방지할 수 있습니다. 인쇄를 허용하는 경우에도 워터마크 ON/OFF 설정을 통해 기업 문서를 지킬 수 있습니다.
문서중앙화로 문서 유실 방지하기
이력 관리, 버전 관리, 휴지통
문서중앙화는 외부로 문서를 내보내는 직접적인 문서 유출 외에도, 고의적으로 문서를 수정하거나 삭제하여 생기는 문서 유실도 방지합니다. 또한, 기업에서 활용되는 문서의 모든 현황을 확인 할 수 있어, 유실과 유출을 사전에 방지하고 추적할 수 있습니다.
1️⃣ 이력 관리
이력 관리 기능을 통해 누가, 언제 문서를 활용했는지 조회할 수 있습니다. 이력 목록에 조회/수정/이동/다운로드 등 문서를 활용한 사람의 이름, 시간, 수정 시작 및 완료 시각, IP까지 표시되기 때문에 사전에 유출과 유실을 방지할 수 있으며, 사고가 생겨도 추적할 수 있습니다.
2️⃣ 버전 관리
문서중앙화의 모든 문서는 변경 기록을 저장합니다. 문서의 생성부터 수정되는 모든 내역이 저장되기 때문에 문서의 일부가 변경되거나 모든 내용이 지워져도 이전 버전의 문서를 열어 내용을 확인하고, 이전 버전으로 복구할 수 있습니다.
3️⃣ 휴지통
문서중앙화 서버 내에는 관리자만 완전히 삭제할 수 있는 휴지통이 존재합니다. 그렇기 때문에 누군가 고의 또는 실수로 문서를 삭제해도 중앙서버 자체 휴지통에 보관되며, 보관된 파일은 관리자만 삭제할 수 있어서 언제든 문서를 복원할 수 있습니다.
기업의 매출, 평판과 직결되는 정보 유출, 문서 유출, 개인정보 유출 사고.
문서중앙화로 예방하고, 효율적으로 문서를 관리해 보세요!
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