문서중앙화 도입, 5가지만 기억하라!

문서중앙화 도입, 5가지만 기억하라!

 

부제: 성공적인 문서관리를 위한 핵심 포인트

 

문서중앙화란 조직에서 발생하는 다양한 형태의 업무 결과물들을 개인 PC가 아닌 조직 중앙 서버에 저장하고 활용하는 환경을 말합니다.

 

대부분의 업무 결과물은 문서로 나타나는데요. 이러한 업무 문서는 조직의 핵심 기술부터 전략까지 매우 중요한 정보를 담고 있기 때문에 보안이 매우 중요합니다. 과거부터 많은 기업들은 이러한 문서관리의 중요성을 인식하고 체계적으로 관리하기 위해 노력해 왔는데요. 유출 등 각종 보안사고가 증가하면서 보안과 협업까지 강조한 문서중앙화를 고려하는 경우가 많아지고 있습니다.

 

그러나 문서중앙화 시스템은 다른 업무 시스템과 달리 개인 PC 내 문서 저장을 허용하지 않는 등 조직에 큰 변화를 줄 수 있기 때문에 신중한 선택이 필요!

 

그래서 오늘은 문서중앙화 환경 구축을 계획하고 있는 조직이 특별히 고려해야 할 사항에 대해서 이야기 해 보도록 하겠습니다.

 

Source: KIPO

 

Checkpoint 1. 사용자들의 반감을 어떻게 줄일 수 있는가?

 

사용자들이 기존에 업무를 수행하던 방식을 그대로 적용하여 거부감 없이 사용할 수 있는 시스템이어야 합니다.

 

아무래도 업무 문서를 개인 PC에 저장하는 방식이 익숙한 사용자들은 강제로 다른 곳에 저장해야 한다는 것에 대해서 거부감을 갖는 경우가 대부분이기 때문이죠. 방 청소를 하려고 마음 먹고 있는데 부모님이 시키시는 순간 하기 싫어지는 그런 몹쓸 마음처럼..^^;

 

사용자들에게 특별히 불편함을 주지 않는 가장 좋은 방법은 기존 PC에서 문서를 작성하고 조회하고 수정하는 등의 행위와 동일한 환경을 마련해 주는 것입니다.

 

Source: next1. blogspot.kr

 

Checkpoint 2. PC와 유사한 속도를 제공할 수 있는가?

 

고객들을 만나다 보면 문서중앙화를 도입할 경우 문서 저장, 조회 시 속도가 오래 걸리지 않을까 하는 우려를 나타내시는 경우가 종종 있습니다. 이것은 대부분 네트워크 드라이브 방식의 문서중앙화인 경우에 발생할 수 있는 부분이며, 가상 드라이브 방식의 문서중앙화는 걱정하실 정도로 속도가 문제되는 경우가 없답니다.

 

네트워크 드라이브 방식과 가상 드라이브 방식은 임시 공간 여부에 따라 나뉠 수 있습니다. 가상 드라이브 방식은 문서를 조회하거나 편집할 경우에 먼저 중앙 서버에서 해당 문서를 내 로컬 PC 영역에 생성된 임시 공간으로 저장하기 때문에 기존 내 PC에서 작업하던 속도와 동일한 수준을 가능케 하는 것이죠.

 

실제로 문서를 작성하던 순간을 떠 올려보세요.

20~30MB에 해당하는 설계 도면이나 파워포인트를 작성하면서 중간에 한번도 저장 버튼이나 단축키 (Ctrl+S)를 누르지 않는 분, 계신가요? 몇 번 문서를 날린 끔찍한 경험이 있으신 분들은 (여기 1인 추가요;;) 옵션에서 자동 복구 간격도 1분으로 설정하고 습관적으로 저장 버튼을 중간 중간 누르는게 당연!

 

이때 네트워크 드라이브 방식은 우리가 습관적으로 저장 버튼을 누르는 작업 중간에도 20~30MB의 문서를 계속해서 중앙 서버로 올립니다. 나 혼자만 사용하는 서버도 아니고, 조직 사용자들이 모두 사용하는 서버를 이런 식으로 사용한다면 과연 문서 작업이 제대로 이뤄지기나 할까요? 문서가 저장되는 속도는 어떨까요?  여러분 상상에 맡기겠습니다...

 

속도와 차선 개수가 정해져 있는 도로처럼 한정되어 있는 네트워크 자원,

병목현상을 발생시키지 않으려면 효율적으로 활용할 필요가 있습니다.

Source: urbanism.egloos.com

 

Checkpoint 3. 보안 기능을 제공하고 있는가?

 

단순히 조직 중앙 서버에 문서를 저장한다고 해서 완벽하게 보안이 된다고는 할 수 없습니다. 중앙 서버에 모든 문서가 저장되어 있는 만큼 다양한 보안 기능이 없다면 대량의 기밀 문서가 유출되는 아찔한 사고로 이어질 수 있기 때문이죠.

 

따라서 외부 해킹에도 더욱 안전해야 하며, 내부 직원에 의한 유출을 방지할 수 있는 보안 기능이 반드시 제공되어야 합니다. 문서 암호화? USB 등 매체제어는? 인쇄 및 화면 캡쳐 방지 기능은? 접속 IP 설정 기능은? 등등... 권한 설정 기능뿐만 아니라 여러 가지 다양한 보안 기능이 있는지 꼼꼼히 체크해보세요!

 

Source : junghoda.tistory.com

 

Checkpoint 4. 접근권한을 유연하게 설정할 수 있는가?

 

문서중앙화를 추진하는 목적에는 보안도 있지만 개인 PC에서 사장될 수 있는 조직의 지적 자산을 적재적소에 활용하여 업무 효율성을 향상시키는 것도 포함되어 있습니다.

 

문서를 무조건 모아 놓기만 하고, 아무도 사용할 수 없다면 또는 누구에게나 공개될 수 있다면 정말 쓸모 없는 시스템이겠죠.

 

때문에 사용자별, 부서별, 프로젝트별 문서나 폴더에 접근할 수 있는 권한을 세세하게 설정할 수 있는 기능은 필수 입니다. 또한 권한 없는 사용자라도 승인을 통해 특정 문서를 활용할 수 있는 프로세스를 갖추고 있어야 하는데요. 여기서 한가지 더! 이러한 모든 과정을 시스템에서 이력으로 관리할 수 있어야지만 문제 발생 시 원인 파악이 신속하게 가능하답니다.

 

Checkpoint 5. 시스템 관리 및 유지보수는 얼마나 편리한가?

 

시스템 구축 시 고객 담당자들이 어려워하는 부분 중의 하나가 서버, DB, OS 등 시스템 구동에 필요한 각종 하드웨어와 소프트웨어를 선택하는 것입니다. 문서중앙화 솔루션 하나를 선택하기에도 머리가 아픈데, 거기다 서버, DB 등까지 꼼꼼하게 따져보고 선택하는 것은 정말 쉽지 않죠. 특히 문서중앙화 솔루션의 경우에는 조직의 모든 문서를 저장, 관리해야 하기 때문에 안정성과 성능이 보장 된 최적의 하드웨어 선택이 매우 중요합니다.

 

물론 IT 전담 부서가 있는 조직은 걱정할 필요가 없겠지만, 중소 규모 기업에서는 여건상 별도 조직이 구성되어 있지 않기 때문에 이러한 고민을 쉽게 해결해 줄 수 있는 업체를 선정하시는 것이 좋습니다. 만약 하드웨어와 소프트웨어 일체형의 제품이라면 하드웨어 선정에 필요한 시간도 절약할 수 있고, 이미 시스템 동작에 필요한 성능과 안정성이 검증되었기 때문에 실패 확률도 줄어들기 때문이죠. 뿐만 아니라 문제 발생 시 업체가 알아서 진행하기 때문에 별도로 구입하시는 것보다 관리 및 운영 비용의 절감 효과도 기대해 볼 수 있답니다.

 

문서중앙화에 필요한 하드웨어, 소프트웨어 고민할 필요 없이

도입부터 운영, 관리까지 한번에 해결할 수 있는 제품이 필요합니다.

Source: wldo7030.tistory.com

 

그리고 요즘 모바일 기기가 급속하게 확산되고 있으므로 한 가지 더 체크해보시면 좋을 것 같아 알려드려요^^

 

+1. 모바일 지원은 필수!

 

요즘 직장인들이라면 스마트폰이나 태블릿 PC 중에서 하나는 반드시 쓰일 텐데요. 외근이나 출장중에도 효율적인 업무를 위해 모바일 지원은 반드시 있어야 합니다. 모든 문서가 조직 중앙 서버에 있는 만큼 외부에서 필요한 문서를 모바일 기기를 통해 활용할 수 있다면 업무를 보다 신속하게 진행할 수 있게 되니까요.

 

오늘은 문서중앙화를 성공적으로 달성하기 위한 몇 가지 조건들에 대해서 소개해드렸는데요. 어떻게 좀 도움이 되셨나요?

 

물론 문서중앙화는 조직 전체에 큰 변화를 가져오는 중요한 과제인 만큼, 이 밖에도 고려해야 할 사항들이 많이 있는데요. 위의 5가지 조건은 성공적인 문서중앙화를 위한 필수 조건 입니다. 적어도 위의 5가지 사항을 모두 충족시키는 제품과 업체를 선택하신다면 적지 않은 비용을 투자한 문서중앙화의 실패 확률을 줄이실 수 있으니, 꼭 체크해보세요*^^*

 

자세한 상담이 필요하신 분들은 사이버다임으로 연락주세요~ 지난 15년 이상의 다양한 프로젝트 경험을 통해 알게 된 성공과 실패의 노하우, 문서중앙화 전문 업체 사이버다임이 모두 알려드리겠습니다!