문서중앙화 시스템으로 확 달라진 파일 공유 환경! (문서보안, 문서관리)

문서중앙화 적용 사례- (4) 무림페이퍼

 

문서중앙화 시스템으로 확 달라진 파일 공유 환경!

  

 

 

 

무림은 1956년 설립 이래 반세기가 넘게 한국의 제지산업을 선도해 1959년 국내 최초로 인쇄용지 대량 생산시대를 열었으며, 1974년에는 국내에서 유일하게 펄프를 생산하면서 국내 제지산업이 발전하는데 밑거름이 되었습니다.   반세기 넘는 시간 동안 제지산업의 길을 걸어온 무림은 단순히 종이를 만든다는 생각보다 인류의 문화발전에 이바지한다는 사명감을 가지고 일해오고 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

◎  문서중앙화를 도입하게 된 계기가 있나요?

 

직원들 개인 PC에 업무용 문서를 가지고 있다 보니, 관리가 되지 않고 여기저기 산재하여 있는 문서가 많았어요. 일례로 과거에 출장을 다녀온 곳으로 다시 출장을 가게 되어서 예전 자료를 찾으려고 했는데, 어디에 저장해두었는지 알 수가 없어 문서를 찾지 못했던 경험이 있죠.

 

물론 이전에도 파일 서버를 사용해서 문서관리를 해오긴 했는데, 파일 서버는 강제성이 없잖아요. 사용자들이 알아서 파일을 업데이트하는 구조라 모든 자료를 올려두지 않았기 때문에 퇴사하거나 부서 이동 시 문서가 유실되는 경우도 있고요.

 

그래서 사업장 어디에서든 자료 공유나 활용이 가능하도록 하여 업무 효율성을 높일 방법을 찾게 되었고, 이때 사이버다임의 Destiny ECM을 알게 되었습니다.

 

◎  여러 회사 중 사이버다임을 선택한 결정적인 이유는 무엇인가요?

 

크게 국산과 외산 제품을 두고 고려했을 때, 가격 측면의 부분이 차이가 났어요. 외산 문서관리시스템은 ECM(Enterprise Contents Management) 기능에 별도 기능을 넣게 되면 금액이 더 올라가더라고요.

 

예를 들어, 매체 제어 기능을 넣으려고 했더니 자체 솔루션에서는 기능을 구현할 수 없고, 별도의 매체제어 솔루션을 구매해야 했어요. 시스템 하나로 모든 니즈를 충족시키지 못했죠. 그런데 사이버다임의 Destiny ECM은 시스템 하나로 문서관리, 문서중앙화, 보안, 문서 공유 등 다양한 기능을 충족시킬 수 있었어요.

 

물론 이런 설명을 잘 해주신 영업 담당자님의 친절함과 신뢰성도 한몫을 했겠죠? ^^

 

 

                                     ▲    바쁜 일정 중에도 선뜻 인터뷰 해주신 IT기획팀의 강대원 팀장, 김현중 대리 J

 

◎  문서중앙화 시스템이 실제로 업무 환경에 도움을 줬던 부분이 있나요?

 

문서공유 부분에서 많이 달라졌어요. 예전에는 원하는 파일이 있으면, 해당 담당자에게 요청하고 또 담당자는 파일을 첨부하여 전송해주고 하는 과정들이 있었는데, 지금은 문서에 접근권한이 있고 저장 위치를 알고 있는 사용자라면 쉽게 공유가 가능하죠.

 

또, 예전에는 여러 명이 문서를 공유하면 매번 메일이나 메신저로 문서 원본을 첨부하여 공유하다 보니 열 명이 공유 시, 같은 파일이 10개가 생성되는 거잖아요. 하지만 지금은 내부 URL을 이용하여 공유하니까 문서가 하나만 존재하고, 항상 최신 버전의 문서를 공유할 수 있어 편리해요.

 

여기서 잠깐! 문서 URL이란? '문서 URL'이란 중앙 서버에 저장된 문서들이 가지는 고유의 URL 주소를 말합니다. 타인의 블로그 포스팅을 내 블로그에 싣고 싶을 때 사용하시던 URL 복사를 떠올리신다면 보다 쉽게 이해하실 수 있습니다.

 

◎  문서중앙화 도입을 고려하는 기업에 조언하신다면?

 

문서중앙화 시스템을 기존에 사용하던 기업이라면 모르겠지만, 처음 도입하는 업체에는 사실 생소한 시스템이에요. 용어도 생소할 수 있고요. 시스템에 대한 이해도를 높이고 도입하는 것이 사용자 적응 단계에서 좀 더 수월하실 수 있을 것 같아요. 그럼 더 잘 활용하실 수 있지 않을까 싶습니다. ^^

 

 

 

* 제품 문의: 사이버다임 솔루션영업본부 마케팅팀, _marketing@cyberdigm.co.kr

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