핵심 기술 문서의 안전한 보관, 유출의 위험으로부터 해방! (문서중앙화, 문서보안, 유출 방지)

전자부품소재 전문기업 I사 : 핵심 기술 문서의 안전한 보관핵심 기술 문서의 안전한 보관, 유출의 위험으로부터 해방!

 

최근 연이은 정보 유출 사고 소식 때문인지 기업의 정보 보안에 대한 문의 및 관심이 급증하고 있는데요. 문서중앙화를 적용하여

보안을 강화하고 지적 자산을 확보하고 있는 기업이 있어 소개해 드리고자 합니다.

오늘 소개해드릴 고객사는 반도체, FPCB 소재를 기반 첨단신소재 개발을 하고 있는 전자부품소재 전문기업으로서, 

2012년부터 유/무형의 자산을 보호하기 위한 보안 시스템을 단계별로 구축해 왔습니다. 설계 개발 문서나 제품 문서,

신제품 기획안 등 기업의 존폐를 좌우할 수도 있는 핵심 문서들을 주로 취급하는 조직의 성격상 정보 보안에 최대한 주의를 

기울여야 하기 때문이죠.

 

그 동안은 이러한 업무 결과물들을 개인 판단에 의존해 메일 등을 통해 공유하는 방식이었다고 합니다. 이러한 무분별한

외부 반출이 계속될 경우 경쟁사 등에 유출될 위험도 있고, 어떻게 관리되고 있는지 확인할 방법이 없다는 단점이 있죠. 

(아무리 상사가 관리를 한다고 해도 모든 문서들의 유통 과정을 확인할 수는 없죠..)

 

그래서 I사는 매체 보안, 사업장 보안, 문서 보안이라는 3단계 보안 계획을 수립했고, 마지막 대미를 장식할 문서보안 

3단계에서 문서의 안전한 관리 및 활용을 위해 사이버다임 문서중앙화솔루션을 도입하게 됩니다.

자 그럼, 이제부터 I사가 과연 문서중앙화를 어떻게 도입하고 활용하고 있는지 저와 함께 살펴보실 게요~!

 

 

I사에 최적화 된 문서중앙화 프로세스 수립

 

문서중앙화는 어떤 시스템을 적용하느냐도 중요하지만 업무의 큰 흐름이 바뀌는 만큼 어떻게 적용할 것이냐도 매우 중요한 

문제입니다. 따라서 사전 컨설팅 작업은 필수! 15년 이상의 경험과 노하우를 자랑하는 사이버다임 전문가들이 출동하여 I사의 

주요 업무 및 문서 관리 현황에 대한 컨설팅에 착수했습니다!

 

현업의 요구사항, 조직 환경, 주요 업무 등을 전반적으로 조사하고 분석한 결과 I사에 적합한 몇 가지 주요 정책들이 아래와 같이 

도출되었습니다.

 

▶ 주요 업무에 사용되는 프로그램 (MS office, 아래아한글, 훈민정음, PDF, CAD 등)을 집중 문서 대상으로관리

▶  시스템에 로그인하지 않을 경우 문서 작성부터 조회, 메일 첨부 등 모든 기능 제어

 ▶ 임시 저장 영역 (보안 드라이브)의 용량을 최소화해 사용자들이 업무 결과물을 자연스럽게 중앙 서버로 등록하도록 유도

▶ 문서의 외부 반출 시 관리자의 승인을 통해 진행될 수 있는 프로세스 적용

▶ 사용자별, 직급별, 부서별, 프로젝트그룹별 접근권한 제어

 

 

기존 업무시스템과의 통합으로 업무 편의성 확보

 

어떤 기업이든 전자결재 등 한 개 이상의 업무 시스템은 갖추고 있는 편인데요, I 사 역시 기존에 전자결재시스템을 사용 중이었으며, 

상당한 양의 데이터를 보관하고 있었습니다. 그래서 기존의 전자결재 데이터를 문서중앙화시스템으로 모두 이관하고 연계를 통해 

새롭게 발생하는 데이터 역시 중앙 서버로 저장되는 프로세스를 적용했습니다.

 

그리고 모든 문서를 중앙서버로 저장하는 정책을 적용하여 웹 메일이나 아웃룩의 첨부파일도 기존에 개인 PC에 저장하는 방식 

그대로 문서 중앙 서버에 저장할 수 있도록 하였습니다. 업무와 관련된 메일의 첨부파일도 더 이상 개인 PC에는 저장할 수 없기

때문에 보안이 강화되는 것은 물론 자료가 중앙 서버에 저장됨으로써 정보 공유도 활발하게 일어날 수 있도록 했습니다.

 

 

탁월한 문서 관리 및 보안 환경으로 조직 경쟁력 ‘강화’

 

아무래도 조직에 새로운 시스템이 들어오고 정책을 변경하게 되면 불편하게 생각하실 수도 있죠. 그렇다고 무방비로 있을 수는 

없으니 사용자들이 편리하게 활용하면서도 중앙화를 효과적으로 달성하는 것이 중요합니다.

 

사이버다임은 컨설팅 결과에서 도출된 정책들을 시스템에 적용하면서도 사용자들에게 거부감을 주지 않도록 윈도우 탐색기와 

유사한 형태의 탐색기 방식을 제공하였습니다.

 

때문에 사용자들은 기존 업무 방식을 바꾸지 않고도 편리하게 문서 저장, 작성, 조회를 수행할 수 있으며, 조직은 모든 업무 

결과물을 중앙 서버로 저장하여 안전한 관리 환경을 마련하게 되었습니다.

 

또한 중앙 서버에 저장되어 있는 문서들은 어떤 사용자가 문서를 수정하거나 외부로 반출했는지, 그리고 조회 했는지까지의 

이력들을 상세하게 모니터링할 수 있는 ‘이력관리’ 기능을 제공하여 문제 발생 시 신속하게 확인하고 대처할 수 있는 사후관리

 장치로서의 역할도 톡톡히 하게 된답니다.

 

 

Source: http://www.flickr.com

문서중앙화,, 조직에 꼭 필요한 업무 시스템인데 여전히 문서중앙화시스템을 도입하면 업무가 불편하다는 인식 때문에 도입을 

망설이시는 고객들이 계시는 것 같아 적용 사례를 소개해 드렸습니다. 전혀 불편하지 않다는 말씀은 하지 않겠습니다. 다만 약간의 

불편함이라도 조직에게 꼭 필요한 안전장치이자 성장을 위해 필요하다면 감수해야 할 필요도 있지 않을까요?

사이버다임은 조금이라도 사용자들이 덜 불편하시면서도 업무 결과물들을 잘 관리하고 활용할 수 있는 방법이 없는지 끊임없이 

고민하고 제품에 반영해 나가고 있습니다.아직도 고민 이시라면 사이버다임과 상의해보세요. 조직의 문서 보안을 위해 어떤 

방법이 최선인지 함께 고민해 드리겠습니다. We together Cyberdigm!!