안녕하세요! 사이버다임의 다이미입니다~
오늘은 문서중앙화의 특징을 알아보는 마지막 시간을 가질 텐데요~
첫 번째 시리즈인 "차곡차곡 넣어둘게"로 알아본 문서 중앙화의 문서 관리와 저장
두 번째로는 "철통같이 보관할게"로 알아본 문서 중앙화의 철저한 보안 기능을 알아보았죠!
세 번째 포스팅"간편하게 사용해 줘"로는 사이버다임 문서중앙화의 편리한 기능에 관해 알아보았는데요.
마지막 키워드로 알아보는 문서중앙화!
오늘은 "자유롭게 공유해 줘"를 통해 문서중앙화로 만들 수 있는 편리한 협업 환경으로
더욱더 생산적인 업무를 할 수 있도록 도와주는 협업 관련 키워드로 관련 기능을 소개해 드리겠습니다!
자유롭게 공유해 줘
외부 사람들과도 안전까지 공유, 더 생산적인 협업을 이루어주는 문서중앙화 키워드
#대용량문서_실패없이url_공유 , #타_팀과_문서공유 #공유폴더 #외부반출승인프로세스 #반출_이력관리에 대해 알아보겠습니다!
#대용량문서_실패없이_URL_공유
문서중앙화에서 문서를 공유할 경우에는 '문서 URL'을 이용해 공유합니다.
여기서 '문서 URL' 이란?
중앙 서버에 저장된 문서들이 가진 고유의 URL 주소를 말합니다.
타인의 블로그 포스팅을 내 블로그에 싣고 싶을 때 사용하시던 URL 복사를 떠올리신다면 보다 쉽게 이해하실 수 있습니다.
문서 URL을 이용한다면 대용량 파일도 간단하고 빠르게 전송이 가능해집니다.
보내고자 하는 문서의 URL을 복사한 뒤 메일에 ‘붙여넣기’하면 끝!
무겁게 느껴지는 대용량 파일 전송도 간단한 메일 보내듯 빠르게 전송할 수 있어 업무 시간을 단축할 수 있어요.
길고 길게 느껴졌던 파일 첨부 시간 이제는 URL로 간단하게 ~
#타_팀과_문서공유
다른 팀과의 문서 공유도 안전하고 편리하게 가능합니다!
공유 폴더를 설정하고 관련된 부서별로 권한을 부여해 공유할 파일을 업로드해 놓으면
부서별로 필요한 문서만 공유하니 쉽고 빠르게 전달이 가능합니다.
또 이렇게 공유되는 문서는 모든 이력이 관리되어 어떤 직원이 확인하고 수정했는지 볼 수 있으니
타 팀과의 협업에서도 업무 능률이 쑥쑥~올라간답니다!
#공유폴더
공유 폴더를 이용하면 사내의 모든 문서는 중앙 서버에 있기에 업무에 문서가 필요한 사람들에게 메일로 파일을 일일이 공유하지 않아도
서버에서 검색을 통해 원하는 문서를 언제든지 확인할 수 있습니다.(단, 권한이 있는 문서만 확인이 가능하다는 점! 잊지마세요~)
본사 부서와 부서, 본사와 지사, 지사 간 공유 폴더를 각각 생성해 두고, 공유해야 하는 그룹에 맞게 파일을 올려 둬요.
분류가 척 척 되어 있으니까 이후에 파일 찾기도 쉽죠!
또 공유 폴더에 저장된 문서는 수정 사항도 반영되어 문서가 업데이트될 때마다 두세 번씩 전달하지 않아도 최신 문서로 파일이 업데이트되니
예전처럼 두세 번 전달하지 않아도 최신 파일이 공유되어 업무 효율을 높일 수 있습니다.
공유 폴더로 공유를 편리하게 안전하게~
#외부반출_승인_프로세스
사이버다임의 문서중앙화 솔루션은 중요 자료의 안전한 전송·관리를 위해 온라인 결재 프로세스를 거쳐 파일 반출 승인 프로세스를 제공한답니다.
회사 외부로 보내고 싶은 문서가 있다면 반출 처, 사유, 기간 등을 작성한 후 문서 관리자에게 승인을 받고 보내면 됩니다.
이때도 문서 URL을 공유하기 때문에 대용량의 설계 도면이나 수 백 장짜리 기획서도 업로드에 소요되는 시간 지연 없이 바로 전달 가능합니다.
외부로 반출되는 문서 관리도 철저하게 안전한 파일 관리를 제공하는 사이버다임 문서중앙화!
문서는 승인받아야 외부로 반출할 수 있죠! 물론 회사 정책에 따라 선택할 수 있습니다~
#반출_이력관리
자유로운 공유! 하지만 문서 보안을 놓쳐서는 안되겠죠?
일반적인 문서 공유라면 누가 메일로 보냈는지, 어떤 문서를 USB에 담아 다른 사람에게 전달했는지 알 수 없지만,
문서 URL을 통해 공유하면 누가 반출했는지 확인할 수 있어 혹시! 문제가 발생하더라도 추적이 가능해 문서의 무분별한 유출을 막아 낼 수 있죠.
문서 반출과 문서 활용 이력을 확인해 문서를 안전하게 관리하세요!
이렇게 자유롭고 안전하게 문서를 공유해 업무 생산성을 높이는 문서중앙화의 다양한 기능을 알아보았습니다~
협업에서도 다양하게 활용할 수 있는 사이버다임 문서중앙화 솔루션의 기능들!
앗! 지금 바로 솔루션을 도입하고 싶으시다고요?
아래 연락처로 문의하세요~!
_marketing@cyberdigm.co.kr / 02-546-6990
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