우리 회사가 파일을 효과적으로 공유하는 비결은? (문서중앙화, 문서보안, 문서관리)

우리 회사가 파일을 효과적으로 공유하는 비결은? (문서중앙화, 문서보안, 문서관리)

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1985년 미국 캘리포니아주 산타모니카에서 첫 매장을 개점한 토다이는 2006년 한국에 첫 매장 오픈, 현재 9개 매장을 운영 중입니다.    해산물을 기본으로 250여 가지의 다양한 메뉴를 제공하며 뷔페 레스토랑 업계의 무한한 잠재력을 인정받고 있습니다. ​

 

 

 

◎ 문서중앙화 시스템을 도입하게 된 계기가 있나요?

 

토다이 코리아는 하나의 본사와 여러 지사로 이루어져 있어요. 그래서 본사와 지사 그리고 지사 간의 원활한 자료 공유를 위한 시스템이 필요했죠. 특히 저희는 외식업계라 음식 이미지나 이벤트 디자인을 공유하는 일이 많아요. 파일 크기가 커서 이메일로 공유하기는 힘들죠.

 

또, 저희는 매장에서 일하는 서비스 제공 직원들이 많아요. 아르바이트 직원들이 많아서 퇴사하고 입사하는 빈도수가 높은 편이죠. 아무래도 이런 경우 자료가 유실될 가능성이 높다 보니 지사별로 흩어져 있는 문서를 통합 관리해야겠다는 생각이 들게 되었어요.

 

◎ 이미지 공유가 잦으셨다면, 클라우디움 도입 이전에도 공유를 위해 사용하시던 시스템이 있을 것 같아요.

 

그렇죠. 그 전에는 웹 디스크나 NAS를 사용했어요. 그런데 두 시스템 모두 공유는 가능할지 몰라도, 파일 분류가 잘 안 되고 무엇보다 이력이나 버전 관리가 되지 않잖아요. 이미지 작업은 한 번에 OK 나는 경우가 거의 없고, 지점별 요청 사항에 따라 파일이 계속 수정되는데 파일 이력과 버전 관리가 안 된다는 점이 너무 불편했죠!

 

 

 ▲ 인터뷰에 참여한 토다이 코리아 장원석 부장님

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◎ 그럼 클라우디움에 버전 관리가 정말 반가우셨겠어요!

 

네! 파일 열고 수정한 뒤에 다시 닫으면, 별도로 전달하지 않아도 모두들 수정된 최신 파일을 보게 되니까 너무 편하죠.

 

아, 그리고 공유 폴더도 자주 사용해요! 본사 부서와 부서, 본사와 지사, 지사 간 공유 폴더를 각 각 생성해 두고, 공유해야 하는 그룹에 맞게 파일을 올려 둬요. 분류가 딱 딱 되어 있으니까 이후에 파일 찾기도 쉬워요.

 

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◎ 클라우디움 도입 후, 어떤 부분이 가장 도움되었나요?

 

본사에서 프로모션 공지 디자인이나 영상, 음식 이미지 등 각종 멀티 미디어자료를 많이 공유해요. 파일을 클라우디움 서버 내 올려두면, 지사 매니저들이 접속해서 인쇄하죠. 용량이 큰 파일도 쉽게 공유할 수 있어서 많이 편해졌어요.

 

 

  

▲토다이에 꾸며져 있는 돌잔치 이벤트 룸~ 너무 예쁘죠? 설치되어 있는 배너 이미지도 클라우디움으로 공유했죠!

 

 

또, 개인 PC에 문서를 저장할 때는 바이러스에 감염되거나 하드웨어가 손상된 경우 복구 업체를 부르는 경우가 종종 있었는데, 지금은 서버에 모두 저장되어 있어 안심되죠.

 

아, 그리고 앞으로의 업무 향상이 더 기대되는 점도 있어요!

 

현재 지점마다 일일 리포트를 작성하고 있는데요, 지금은 파일을 축적한 지 1년이 채 되지 않았지만, 더 오랜 기간이 지나면 더욱 업무 효율 향상에 큰 효과를 가져올 것 같아요. 예를 들어 ‘어린이날’ 같은 특별한 날이 다가오면, 작년에는 몇 분 정도 고객이 왔고 음식의 양은 어땠는지, 이벤트 반응은 어땠는지 그래서 올해는 어떻게 대비해야 할지, 아르바이트를 더 충원해야 할 지 등 플랜을 세우기가 수월할 것으로 기대하고 있어요.

 

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◎ 마지막으로 문서중앙화 도입을 고려하는 업체에 조언해주신다면?

 

저희는 외식업계라 문서중앙화 시스템에 대해 생소한 것이 사실이에요. 여러 제품이 비슷비슷해 보이기도 하고… 그런 와중에 클라우디움은 하드웨어와 소프트웨어 일체형 문서중앙화 솔루션이라는 점이 참 매력적이었어요. 패키지 형태라 서버, OS, DB 등 저희가 별도로 알아보지 않아도 되고, 또 가격 면에서도 하나하나 구매하는 것보다 저렴하더라고요!

 

우리처럼 IT 부서가 없는 기업이라면, 알아서 척척 해주는 시스템이 사용하시기 편하지 않을까 생각됩니다.

 

궁금하신 점이 있다면? _marketing@cyberdigm.co.kr