아까운 우리 회사 문서가 줄줄 새고 있어요! (문서중앙화로 꽉 잡아두기)

아까운 우리 회사 문서가 줄줄 새고 있어요! (문서중앙화로 꽉 잡아두기)

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최근 렌섬웨어 피해 사례나 기술 유출 사고가 잦아지면서 기업 정보 보안에 대한 관심이 높아진 것 같아요! 그 중에서도 모든 업무 산출물을 사내 중앙 서버에 저장하여 통합 관리하는 문서중앙화에 대한 문의가 급증하였습니다. 그래서 오늘은 문서중앙화 적용을 통해 보안과 업무 편의성을 향상시킨 고객사를 소개해 드리고자 합니다. (고객사 인터뷰를 바탕으로 작성되었습니다^^)

 

 

 오늘 소개해 드릴 고객사는 관광 및 유통 복합단지 추진을 위해 초고층 복합 쇼핑몰 개발과 운영을 담당하고 있는 건설회사입니다.

 

시스템 도입 전까지는 업무 자료와 문서를 개인 PC에 저장해 두셨다고 해요. 사용자 스스로가 개인별로 관리하다 보니, 담당자가 퇴사하거나 이직하게 되면 파일이 유실될 가능성이 높았습니다.

 

<이미지 출처: https://brunch.co.kr/@lshkorea/11>

 

규모가 큰 회사로 워낙 많은 사람들이 함께 일하고, 그만큼 이직도 잦았던지라, 그 가운데 잃어버리는 자료도 많았고, 새로운 직원에게 인수인계를 하기 위한 시간이 오래 걸린다는 점이 항상 문제점으로 인식되어 왔죠.

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‘사람은 움직여도 일은 남아 있어야 한다!’

 

직원들이 업무를 하면서 쌓인 노하우들은 업무 산출물에 녹아들어있는데, 이런 문서를 잃어버리거나 유출시키는 일은 회사 자원을 낭비하는 일이 되겠지요. 그래서, L사에서는 개인 PC에서 작성되는 모든 문서 자산을 중앙 서버에 저장될 수 있는 자동 저장 프로세스를 적용하였습니다. 사용자 입장에서는 평상시 저장하던 방식 그대로 저장하면 되니까 편리하고, 기업 입장에서는 사라지는 문서가 없어 안심되지요~

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‘파일이 손상되어도 이전 버전은 살아있어야 한다!’

 

문서중앙화 시스템 사용 전에는 ‘다른 이름으로 저장’을 해 두지 않는 이상, 이전 버전으로 되돌릴 방법이 없었습니다.

 

기획서, 제안서 등 각 종 문서를 한번에 쭉~ 작성하는 일은 거의 없잖아요. 몇날 며칠 걸려서 파일을 작성하다보면, 오늘 보다 어제 버전이 더 나은 것 같기도 한데.. 따로 저장해 두지 않았다면 되돌릴 방법이 없었죠.

 

더군다나, 가끔 응용 프로그램의 문제로 파일이 손상되거나 컴퓨터가 멈추는 경우는 더 당황스럽습니다. 이런 일 다들 한 두번씩은 겪어 보셨을 거예요.

 

<하아…기다리는 것이 답이다….>

 

프로그램을 강제 종료했다가 다시 시작하면서 속으로 ‘제발 살아 있어라, 제발 살아 있어라!’라고 열심히 빌어보지만, 사라져 버린 파일……. 이럴 때 어디 하소연 할 곳도 없고 참 암담하죠,

 

하지만 이렇게 원치 않는 상황이 발생했을 때도, 문서중앙화를 사용하고 나니 걱정 없습니다. 바로 ‘이전 버전’으로 복구할 수 있기 때문이에요. 문서를 편집하고 프로그램을 종료시킬 때마다 해당 파일이 자동으로 버전 관리 됩니다. 문서에 대한 자동 백업이 되는 셈이지요.

 

 

‘업무 효율성 향상을 위한 연계성 강화’

문서중앙화 시스템은 단순히 업무 자료를 한 곳에 모아 두는 것 뿐만 아니라, 접근 권한이 있는 사용자라면 원하는 자료를 언제 어디서나 쉽게 활용할 수 있도록 도와드립니다.

 

 

 

 

처음 맡은 업무를 아무 자료도 없는 막막한 상태에서 시작하는 것보다는, 타 부서나 팀원이 작성한 유사 문서를 참고하면 업무 효율이 훨씬 높아질 수 있습니다. 지난 업무 산출물을 보면서 이번에는 어떻게 진행하면 좋은지 아이디어도 생기고, 동료들의 노하우도 보다 빨리 습득할 수 있죠!

 

 

   <이미지 출처: http://www.flickr.com>

 

L사 인터뷰를 마치면서 문서중앙화를 직접 사용해 보니 어떤 업종이나 업계에 추천하고 싶으신지 여쭤보았어요.

담당자께서 이렇게 대답하시더라고요. “사실 어떤 업종의 회사인지는 중요하지 않아요. 우리 회사 주요 문서가 밖으로 새어나가는 것을 막고 싶고, 회사 노하우를 공유하고 싶은 기업이라면 문서중앙화, 꼭 고려해보세요!”

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​안팎으로 기밀 유출에 대한 위협이 만연한 요즘, 철저한 대비로 회사 경쟁력을 강화하세요.

 

궁금하신 점이 있다면? _marketing@cyberdigm.co.kr