문서중앙화, 우리 회사는 이렇게 활용해요! (문서관리, 문서보안)

​문서중앙화, 우리 회사는 이렇게 활용해요!

 

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‘문서중앙화’란 업무 산출물을 사용자 PC가 아닌 중앙 서버에 통합 저장하여 관리하는 것을 말합니다. 이직, 부서 이동 등으로 발생할 수 있는 유실이나 랜섬웨어와 같은 외부 공격에 의한 유출 또는, 내부자에 의한 기밀 유출 등 다양한 사고를 방지할 수 있게 해주죠. 뿐만 아니라  모아놓은 문서를 효과적으로 활용할 수 있는 기능이나 부서간 협업을 위한 기능도 가지고 있어요!

 

하나의 문서가 완료되기까지 수정된 문서를 순차적으로 관리해주는 버전 관리, 혹시 모를 사고에도 빠른 추적이 가능한 이력관리, 쪽지 발송, 외부 반출 프로세스…. 하나하나 나열하기 힘들 만큼 다양하지요.

 

그 중, 회사 특성이나 업무 스타일에 따라 더 자주 사용하고, 효과적으로 활용하는 것들이 있어요. 특히 이번에 만나본 고객께서 “오! 진짜 편하다!” 하셨던 기능 몇 가지를 소개해드릴게요.

 

• 업종: 제조업

• 부서: 경영지원실

• 구성원: 6명

• 문서중앙화 도입 시기: 2015년 5월

 

1. 전사에 배포해야 하는 문서는 ‘공유 폴더’를 이용해요!

 

고객 요청으로 회사명을 밝힐 수는 없지만, 해당 부서는 태양광장비를 만드는 제조업체의 경영지원팀이예요! 총 6분이 한 부서에서 근무하고 계시는데요, 관리 부서이다 보니 임직원들에게 공지할 일이 정말 많으셨다고 해요.

 

전사를 대상으로 하는 공지사항의 경우 메일을 활용하셨다고 하는데요, 공유해야 하는 파일이 한두 개만 있으면 상관없지만, 관련 자료가 많은 경우 메일로 공유하면 받는 사람도, 보내는 사람도 불편하죠.

 <음…. 추가할 파일 아직도 남아 있는데…. 압축도 했는데….>

 

그런데 문서중앙화 시스템을 사용하면서 전사 공지가 매우 편해졌다고 합니다!

 

최근 워크숍을 진행하면서 공유해야 할 이미지와 문서들이 많았는데, ‘공유 폴더’를 하나 생성해 두고 관련 파일을 다 넣어두는 거죠. 그리고 전사에 폴더 위치만 공지하면 끝!

 

 

<파일 개수가 많아도, 대용량이더라도 걱정 NO!>

 

폴더 위치만 알면 다들 알아서 확인할 수 있으니까 편리하죠. 굳이 파일 첨부하고, 메일 발송하고 이런 과정 필요 없습니다.

 

2. 부서 파일 취합은 막내가????? NO! 처음부터 한 파일에!

 

월요일마다 있는 주간 회의 준비를 위해 팀원들이 함께 작성하는 주간보고서! 6명의 인원이 각자 작성하고 한 명이 (보통은 막내가….) 취합하는 과정을 거쳤는데요, 이제는 파일 하나를 차례로 6명이 수정하니까 최종 문서가 딱 1개만 생성되죠.

 

여러 명이 한 파일을 수정하다 보면 혹시 실수가 있지 않을까? 걱정은 NO!

버전 관리 기능이 있잖아요~ 혹시 누군가가 실수하더라도 클릭 한 번으로 이전 버전을 불러 올 수 있습니다!

 

3. 주요 문서 외부 전달 이력도 한눈에!

 

경영지원팀에서는 회사 전반적인 관리 업무를 진행하고 있어요. 특히 회사 자산에 대한 관리가 무척 중요한데요, 문서도 그 일부라고 할 수 있죠.

 

예전에는 ‘어디로 유출되는 것은 아닐까’, ‘이직하면서 가지고 나가지는 않을까’ 항상 궁금하고 걱정되었는데, 지금은 관리자 기능을 통해 쉽게 관리할 수 있어요.

 

관리자 페이지에 접속하면, 어떤 사람이 어떤 문서를 외부로 전달했는지, 사유는 어떻게 되는지 체크할 수 있고 시스템에 등록되는 문서량 추이, 에이전트 접속 현황 등을 한눈에 확인할 수 있어요.

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 물론 같은 경영지원실이더라도 회사 특색에 따라 모두 같은 상황은 아닐 거예요. 하지만 다른 분들의 활용 사례를 통해, 우리 회사에서는 어떻게 시스템을 적용하면 좋을지, 지금보다 더 효과적으로 활용할 수 있는 방안 등에 대해 도움을 드린 시간이 되었으면 좋겟습니다. ^^

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