Destiny ECM, 이렇게도 사용할 수 있어요!

Destiny ECM, 이렇게도 사용할 수 있어요!

 

- 업무 맞춤 서비스가 가능한 Destin ECM 살펴보기 -

“나는 버스•지하철 타고 출근하는데 혜택은 항공권 할인?” “내가 주말마다 가는 곳은 골프장인데 혜택은 놀이공원?”

 

한 카드사 광고처럼 요즘은 고객들이 자신에게 최적화 된 맞춤 서비스를 제공받길 원합니다. 여러 명으로 구성된 기업도 마찬가지인데요. 기업마다 산업 분야도 다르고 주요 업무와 관리하는 대상이 다양하기 때문입니다.

물론 업무 중 발생하는 다양한 형태의 문서를 효율적으로 관리하기 위해 패키지 솔루션을 그대로 사용하는 경우도 많지만 시스템을 업무와 밀착시키기 위해 일부 프로세스나 기능들을 추가하는 커스터마이징(Customizing)을 필요로 하는 경우도 증가하고 있습니다.

사이버다임 고객사 중에서도 성능이 우수한 패키지 솔루션을 기반으로 커스터마이징을 통해 업무에 최적화 된 시스템을 구축하신 경우가 많은데요. 최근 Destiny ECM을 도입하면서 각 업무 환경에 적합하도록 커스터마이징(Customizing)을 수행한 몇 가지 사례를 모아봤습니다~

<사례1> 보안과 업무 편의성, 모두 만족시킬 수 있는 방법은 없나요?

기업 지적 자산을 안전하게 지키기 위해서는 업무결과물을 조직에서 관리하는 서버로 모두 모으고 빠져나갈 수 없도록 하는 것이 최선일 텐데요. 기업의 특성상 꽁꽁 묶어놓기만 하는 것은 비효율적이므로 안전하면서도 편리하게 활용할 수 있는 환경을 만드는 것이 중요합니다.

L사의 경우 문서관리시스템을 여러 협력사와 함께 사용해야 하는 이슈는 물론, 각종 보안솔루션 연동이 필요하여 이와 같은 문제를 해결하는 것이 더욱 절실했습니다.

보안 측면에서는 L사와 여러 협력사가 함께 참여한 프로젝트에서 발생하는 모든 산출물을 Destiny ECM으로 저장하는 프로세스를 적용하고, 접근권한(ACL) 통제, 문서 압축 및 암호화, DRM 적용을 통한 3단계 문서 보안 체계를 적용하였습니다.

접근권한(ACL)통제란 각 기업의 부서 체계를 가져와 폴더 트리를 구성하고 컨텐츠마다 사용자 별/ 부서 별로 접근 권한을 부여하는 방식인데요. 같은 부서나 직급이더라도 권한에 따라 컨텐츠 조회 여부가 달라지므로 더욱 안전하게 관리될 수 있겠죠?

이와 함께 DRM 솔루션 연동을 통해 업무 관련 문서가 스토리지 내에서 계속 암호화 상태로 보관되게 함으로써 때문에 외부 침입에 의한 문서 유출을 원천적으로 차단할 수 있습니다.

 
3단계 보안 체계에 따라 관리되는 만큼 컨텐츠를 외부로 전달하거나 인쇄, 편집 등의 작업도 권한에 따라 수행할 수 있습니다. 하지만 권한이 없는 사용자도 이러한 작업이 필요한 경우가 있겠죠? 그래서 권한 없는 문서에 대한 열람이나 외부 전달을 선별적으로 허용하기 위해 승인 요청 프로세스가 구현되었답니다.

열람 요청 시 부서 문서 관리자는 승인 또는 반려를 통해 문서에 대한 특정 사용자의 접근을 적절하게 제어할 수 있고, 협력사 등 외부 전달 시에도 열람 기간, 열람 횟수, 사용 가능 최대 PC 수 등을 상세하게 설정할 수 있도록 하여 보다 안전한 문서 활용 환경을 마련하였습니다.

<권한 없는 사용자가 자료의 외부 전달을 위해 승인을 요청하는 화면>

<사례2> 이미지 자료가 많은 우리 회사에 적합한 UI, 어떻게 해야 하나요?

디자인 자료, 건축 설계, 도면, 건설현장 사진 등 업무 자료 중 이미지 파일을 많이 발생시키는 조직들이 있습니다. 특히 건축•설계사무소의 경우에는 프로젝트 단위로 산출물이 발생하기 때문에 조감도나 완료 된 건축물 사진 등을 대표 이미지를 통해 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있는 직관적인 UI가 필요합니다. 

굳이 이런 조직에서도 조직도나 자료 유형 별 폴더 체계를 구성하거나 문서를 단순 목록으로 나타낼 필요는 없겠죠? 그래서 시스템 메인화면부터 내부 상세 화면까지 전반적인 자료 표현에 디자인적인 요소를 많이 가미했습니다.

메인화면에서는 아래와 같이 최근 수행한 프로젝트의 대표이미지들이 나타나도록 하여 사용자들이 이미지만 보고도 원하는 자료를 찾을 수 있도록 UI를 구성하였습니다.

 

<프로젝트 대표 이미지로 구성한 메인 화면. 이미지 클릭 시 해당 프로젝트 폴더로 이동>

 

프로젝트 폴더로 이동 한 후에도 프로젝트 단위로 분류체계가 구성되어 있으며, 특정 프로젝트를 선택하면 오른쪽에 해당 프로젝트에 대한 개요와 이미지, 프로젝트 참여자 등의 정보들이 ‘탭’ 형태로 나타나게 됩니다.

특히 해당 프로젝트가 진행 되었던 위치를 지도상에서 나타내는 기능도 추가되었는데요 구글맵과 연동하여 전 세계적으로 우리 회사에서 어떤 나라, 어떤 위치에 프로젝트를 진행했는지도 확인이 가능합니다. 기본적으로 세계지도가 나타나며, 특정 지역을 확대하면 프로젝트의 대표 이미지가 썸네일로 나타나기 때문에 정보를 확인하기도 훨씬 간편하답니다.

 

<구글맵과 연동하여 프로젝트 위치를 나타내주는 기능>

 

<사례3> 도면 버전, 현장에서 쉽게 확인할 수 있는 방법이 있을까요?

 

도면 작업이 많은 건축 사무소나 설계 사무소의 경우 체계적인 도면 관리는 무척 중요합니다. 도면은 여러 사람이 협업하여 작성하고 수정하고 보완하는 일이 잦기 때문이죠. 여러 차례 수정하고 보완을 하다 보면 해당 도면에 대한 버전이 계속 늘어나기 때문에 체계적으로 관리가 안되면 어떤 도면이 최종본인지 알기 어려워집니다. 어디가 수정된 것인지, 최신본은 어떤 것인지 정확히 확인 할 수 있어야 실제 건축 시 잘못되는 일이 없겠죠?

 

이러한 점들을 해결하고자 설계 도면에 QR 코드를 삽입하여 최종 버전 여부를 쉽게 확인할 수 있도록 한 사례가 있습니다.

먼저 도면 등 캐드 파일 작성이 완료되면 승인 프로세스를 거치게 됩니다. 승인 완료 된 캐드 파일은 PDF로 변환 되는데요, 이 과정에서 PDF 파일에 QR 코드가 자동으로 생성됩니다. 건설 현장에서 이 QR 코드만 모바일로 스캔하면 해당 도면이 최종 버전인지 아닌지를 쉽게 확인할 수 있기 때문에 착오로 인해 발생할 수 있는 위험이 훨씬 줄어들 수 있어요.

또한 모바일에서 버전을 확인할 수 있는 웹 페이지로 연결되어 아래와 같이 해당 도면의 번호, 도면명, 작성자, 승인자 등과 같은 상세 정보 확인도 가능하답니다.

 

 

어떠신가요? 기존에 알고 계신 단순한 문서관리시스템(EDM/ECM) 기능과는 많이 달라 보이시죠?

이렇게 커스터마이징을 했다고 해서 구축 기간이 늘어나거나 과도한 추가 금액이 발생하는 건 아닌지 염려하시는 분들도 계실 텐데요. 기존의 다양한 고객사에서 성능과 안정성이 검증된 Destiny ECM을 기반으로 고객 니즈에 맞춰 개선하거나 추가한 것이기 때문에 그런 걱정은 안 하셔도 좋습니다!

적은 금액도 아니고 이왕이면 도입한 시스템 잘 사용하셔야죠~ 그 동안 사용자들이 시스템을 잘 사용하지 않아 고민이셨거나, 문서관리시스템이 필요한데 활성화 때문에 망설이고 계셨다면 사이버다임과 상의해보세요.

여러분 업무를 보다 편리하고 간편하게 지원해드릴 수 있는 전문 문서관리시스템 Destiny ECM과 커스터마이징으로 한층 업그레이드 된 업무 환경을 만들어드리겠습니다.